So halten Sie die Kosten in Schach
Strategisches Meetingsmanagement (SMM)
Unternehmen, die ihre Nachfrage analysieren und sich auf bevorzugte Supplier konzentrieren, können beträchtliche Einsparungen erzielen. Bis zu 19 Prozent auf Hotelübernachtungen sind möglich. Und auch die Effizienz steigt, wenn Veranstaltungen unternehmensweit abgestimmt geplant und eingekauft werden: Der Zeitaufwand für Recherche und Einkauf kann um bis zu 22 % sinken. Und Zeit ist ja bekanntlich Geld.
Richtiger Buchungszeitpunkt
Sponaneität ist nicht die richtige Strategie, wenn es um Meetings geht. Kleinere Veranstaltungen sollten mindestens einen Monat im Voraus gebucht werden. Bei großen Gruppen liegt der Vorlauf idealerweise bei über 75 Tagen. Die Studie zeigt, dass Unternehmen bei Buchungen außerhalb dieser Zeiträume sich Einsparpotenziale von 5 bis 10 Prozent entgehen lassen.
Flexibilität in Sachen Location
Alle wollen nach London – und das kostet entsprechend. Inzwischen gibt es auch außerhalb der Metropolen ansprechende Tagungslocations. Veranstaltungsplaner sollten den Radius erweitern und über den Tellerrand der gängigen Ziele blicken. Einsparungen von bis zu 40 Prozent sind möglich, wenn sie Destinationen jenseits der Top Ten in Erwägung ziehen.