skip navigation

Une stratégie du « plus avec moins » pour les hôtels

CWT
Février 2020

Réduire ses dépenses hôtel sans diminuer le nombre de ses voyages d’affaires, vous parait impossible ? Pas forcément, si vous vous appuyez sur la bonne stratégie et les bons outils.
Voici le dilemme auquel sont confrontés de nombreux acheteurs de voyages : vous avez besoin que vos voyageurs en déplacement rencontrent vos clients et parviennent à remplir leurs objectifs sans avoir à réduire le nombre de nuits d'hôtel réservées. Mais dans le même temps, vous subissez la pression de votre direction pour réduire les dépenses hôtelières dans leur ensemble.
À première vue, cela semble être un problème difficile à résoudre : comment pouvez-vous réserver autant de chambres d'hôtel, voire davantage, en dépensant moins ? Il existe désormais une série d'outils et de stratégies de sourcing pour les hôtels qui permettent d’obtenir « plus avec moins ». Cela implique toutefois d'adopter un état d'esprit et une stratégie différents pour mieux gérer votre programme hôtelier : en le révisant, par exemple, régulièrement tout au long de l'année (voir l'encadré sur le sourcing continu) et en incitant les voyageurs à réserver par le biais des outils référencés par votre entreprise plutôt que de leur côté et risquer ainsi de compromettre votre stratégie.
L'importance de valoriser les programmes hôteliers est une priorité en 2020, qui devrait être une année d'incertitude économique avec un ralentissement potentiel de la croissance mondiale. La montée des tensions géopolitiques au Moyen-Orient et l’actualité épineuse autour du Brexit ne sont que deux autres impondérables à gérer.

Examiner les tendances de l'industrie hôtelière

Il ne suffit plus de compter sur les traditionnels accords négociés avec les hôtels si vous voulez obtenir les meilleurs prix et le meilleur rapport qualité-prix pour vos voyageurs. Cela ne veut pas dire que ces accords n'ont pas leur place : ils peuvent certainement être très avantageux sur certains marchés ou dans des villes où les prix sont en constante augmentation et où le taux négocié peut encore permettre des économies.
Selon les prévisions de CWT pour 2020 en matière de voyages, les tarifs hôteliers du monde entier connaîtront dans leur globalité une augmentation beaucoup plus faible en 2020 (environ 0,8 %) qu'au cours des sept dernières années où la croissance annuelle des prix était de l'ordre de 2 à 3 %. Il est donc essentiel d’examiner la dynamique et les prix de l'industrie hôtelière car un marché hôtelier stagnant signifie que les tarifs fixes longuement négociés pourraient soudainement ne plus être aussi pertinents, voire même ne plus être compétitifs par rapport à ce qui existe sur le reste du marché. C'est là que des concepts tels que le sourcing continu, les tarifs d'agence et les outils d'optimisation des prix prennent tout leur sens.
Proposer aux voyageurs différents types de tarifs est la clé pour que vos dépenses hôtelières diminuent. Les tarifs agence peuvent être vraiment rentables dans les villes ou les destinations où vous n'avez pas assez de nuitées pour obtenir un prix négocié décent. Les tarifs RoomIt by CWT, par exemple, offrent jusqu'à 20 % de réduction sur le meilleur tarif disponible ainsi que des avantages importants comme la dernière chambre disponible, les points de fidélité, le WiFi gratuit et l'annulation le jour même.
Une autre stratégie consiste à négocier des tarifs dynamiques avec les hôtels, ce qui peut permettre d’économiser entre 10 et 25 % sur le meilleur tarif disponible mais l’offre de services est en contrepartie faible ou inexistante. Même si les réductions liées aux tarifs dynamiques ne sont pas comparables à celles des tarifs fixes, les tarifs dynamiques peuvent s'avérer payants lorsque les prix baissent. La meilleure pratique consiste à utiliser généralement ce type de tarifs pour environ 10 à 20 % d'un programme hôtelier.
« Lorsque les tarifs chutent, il est important de pouvoir tirer profit des prix dynamiques car ils peuvent vous faire bénéficier d'une meilleure offre que les tarifs négociés », explique Heidi Bonjean, responsable de la communication marketing chez RoomIt by CWT. Une autre option consiste à utiliser des outils d'optimisation des prix pour rechercher des prix plus bas après la réservation.
« Ces outils utilisent des algorithmes pour vérifier les prix plus bas. Si le prix baisse, une nouvelle réservation sera automatiquement effectuée dans le même établissement à ce tarif plus avantageux », explique Heidi. « Cela permet aux voyageurs d'obtenir les meilleurs tarifs sans avoir à faire quoique ce soit puisqu’il s’agit d’un paramètre intégré. »

L'offre et la demande dans les destinations principales

Si les tarifs agence et les outils d'optimisation des prix offrent des moyens efficaces pour obtenir d’un programme hôtelier un meilleur rapport qualité-prix et de meilleurs prix, les acheteurs doivent également être plus au fait de la dynamique spécifique du marché hôtelier dans les principales villes et destinations où leurs voyageurs se rendent.
Même si les prix de l'hôtellerie ne devraient pas beaucoup augmenter à l’échelle mondiale en 2020, il existe certaines destinations, comme la Silicon Valley, Seattle et Vancouver en Amérique du Nord, où le marché est plus robuste, avec une augmentation des prix prévue de plus de 5 %. En Europe, l'évolution des prix variera selon les villes. Londres devrait connaître une légère augmentation en 2020 mais certaines destinations verront probablement leurs tarifs diminuer. Les prix devraient également baisser en Asie-Pacifique, en raison d'une demande moins forte et de l'augmentation continue du nombre de nouveaux hôtels.
Garder un œil sur la dynamique de l'offre et de la demande dans les principales villes de destination peut s'avérer payant. Si de nouveaux hôtels voient le jour, les acheteurs doivent réfléchir à la manière dont ils peuvent éventuellement inciter les voyageurs à y séjourner à un tarif de chambre attractif. Ils peuvent aussi se servir de ces nouvelles ouvertures pour négocier de meilleures conditions avec les hôtels déjà inscrits au programme.
La possibilité de transférer des volumes d'un établissement à l'autre peut être l'une des stratégies les plus efficaces pour réaliser d’importantes économies. De même, garantir des avantages appréciés des voyageurs comme la gratuité du WiFi et des petits déjeuners, voire des réductions pour les repas pris dans le restaurant de l’hôtel, peut également être très efficace.

Le manque de communication

Mais tous ces outils et stratégies ne seront efficaces que si les voyageurs réservent par l'intermédiaire des canaux de votre entreprise. La gestion des fournisseurs et l'obtention de meilleurs prix seront en effet compromises si la majorité des voyageurs continue à réserver sur d'autres plateformes. En ne pouvant pas livrer les volumes promis, chaque accord négocié risque d’échouer.
Les recherches indiquent qu'il existe encore un manque de communication entre les acheteurs de voyages et leurs voyageurs qui, souvent, ne semblent pas savoir qu'ils doivent réserver par l'intermédiaire des canaux de l'entreprise. Une étude RoomIt/GBTA a révélé que même si 69 % des acheteurs de voyages déclarent que la réservation dans les hôtels du programme est une exigence de la politique, seuls 30 % des voyageurs pensent être tenus de le faire. Malgré ce décalage, la grande majorité des voyageurs (82 %) continuent de croire qu'ils respectent la politique de leur entreprise.
« Nous vous recommandons de communiquer fréquemment à l'aide d'outils automatisés pour leur rappeler l'importance de respecter les directives de la politique. Pensez aussi à les remercier lorsqu'ils réservent en respectant le programme », déclare Heidi. « Il ne s'agit pas d'ajouter des restrictions, mais de leur faciliter la vie. Expliquez-leur les avantages de la réservation d'hôtels dans le cadre de votre programme. Les voyageurs ne se rendent souvent pas compte de l'impact que peut avoir une réservation en dehors des directives. Il est donc nécessaire de les sensibiliser à ce qu'est la politique voyages. »
Pouvoir continuer à réserver autant, voire plus de nuitées, tout en réduisant le coût d'un programme hôtelier n'a rien d’insurmontable. Il s'agit d'avoir la bonne stratégie, de suivre de près l’évolution de l'industrie hôtelière et d'utiliser les dernières technologies pour garantir les meilleurs prix et les meilleurs services disponibles. Mais plus important encore, il faut s'assurer que les voyageurs réservent dans le respect de la politique afin qu’ils facilitent la réduction nécessaire des dépenses hôtelières.

 

Laissez le sourcing continu faire le travail


Le sourcing continu permet aux acheteurs de contrôler en permanence les performances de leur programme hôtelier afin de s'assurer qu'il atteint ses objectifs et garantit les économies prévues.
Même si le sourcing continu existe en réalité depuis plus de dix ans sous différentes formes, il a commencé à devenir plus efficace et performant grâce aux progrès de la science des données, des outils de visualisation et de l'analyse prédictive. Une gestion des programmes hôteliers en continu et en temps réel est ainsi facilitée. Ce qui ne signifie pas la fin du processus traditionnel des appels d'offres, qui consiste à négocier des tarifs fixes avec les hôtels sur une base annuelle ou pluriannuelle. Le sourcing continu est un moyen de s'assurer que ces contrats sont à la hauteur de vos attentes.
Pour tirer le meilleur de votre programme hôtelier, il est essentiel de se poser les bonnes questions : les hôtels de votre programme respectent-ils les conditions négociées ? Vos voyageurs utilisent-ils les hôtels sélectionnés dans le cadre du programme ? Les économies prévues sont-elles réalisées ? Et c'est là qu'intervient le sourcing continu. La technologie peut rapidement mettre en évidence des problèmes potentiels au sein d'un programme, comme le fait qu'un des hôtels du programme ne soit pas utilisé par les voyageurs ; elle peut également aider les acheteurs à réagir à un changement dans la dynamique du marché, comme une baisse des tarifs.
Si vous constatez beaucoup plus de réservations que prévu dans un hôtel, il est peut-être temps de renégocier afin d’obtenir un meilleur tarif avec cet établissement. Autre exemple : si vous vous rendez compte que les voyageurs paient en réalité 140 euros pour une chambre alors que le tarif négocié est de 110 euros, vous devrez entrer en contact avec l'hôtel pour régler le problème. Plusieurs outils peuvent vous simplifier la tâche, notamment les contrôles automatiques de la disponibilité des tarifs déterminent la possibilité pour les voyageurs de réserver à un tarif négocié. Un autre outil de gestion des tarifs, Rateguard, permet de repérer les économies « manquées » suite à des réservations effectuées dans le cadre des directives mais dont le tarif est supérieur au tarif négocié. Il permet ainsi d'identifier les hôtels qui ne respectent pas leurs engagements en matière de tarifs fixes.

L'analyse prédictive peut également contribuer à améliorer le sourcing grâce à un algorithme qui peut prévoir les prix à venir dans des villes spécifiques en fonction d'informations telles que les taux d'occupation, les données sur les nouveaux hôtels, les tarifs quotidiens moyens et les avis clients. Par ailleurs, les réservations qui ne sont pas effectuées par les canaux de l’entreprise représente actuellement jusqu'à 40 à 50 % des dépenses hôtelières dans de nombreux cas. Obtenir des informations sur ces réservations est donc une étape tout aussi essentielle afin d'avoir une vision plus globale des dépenses d'une entreprise et d'augmenter le pourcentage de réservations effectuées dans le respect des politiques de voyage.

Nous sommes là pour vous aider à faire la différence!

Si vous souhaitez échanger sur la façon dont nous pouvons vous aider et recevoir des informations au sujet de nos produits et services, veuillez renseigner le formulaire ci-dessous. Nous vous contacterons sous trois jours ouvrables. Vous pourrez vous désabonner de notre liste de diffusion à tout moment en utilisant le lien de désabonnement contenu dans nos e-mails.

Parlons nous !