还在为企业低线城市差旅酒店项目管理而烦恼?十招教您“青铜”变“王者”

CWT

随着中国继续向成为世界最大经济体的目标迈进,部分专家相信它有望在 2030 年之前超越美国问鼎世界第一。随着企业(中国企业和全球跨国企业)在低线城市发现更多的商务扩张机会,人们普遍认为未来的中国经济增长空间可能发生在中小型城市。

商务旅客发现自己的业务正在触及更为偏远的地区,其中诸如莆田、威海和日照等三四线城市的商务差旅出现了两位数的增长。对于企业差旅管理者来说,这意味着他们需要将自己的酒店项目管理延展至一些小众城市——同时,还要准备与一些鲜为人知的酒店住宿品牌进行交涉。

中国的数字体量巨大,据估算,中国在 2017 年拥有 393 万间酒店客房,而这一数字仍在继续增长。但老牌酒店品牌集中在大城市周围,而当您前往这些大城市以外的其他地区时,正如最近的一篇文章所讨论的,中国更偏远城镇的酒店格局主要由单体酒店组成。这些通常不可通过全球分销系统 (GDS) 等传统分销渠道提供,因此,预订这些酒店可能挑战重重。

好消息是合并的步伐已经迈出,越来越多的这些单体酒店正在被中国的主要连锁酒店(例如:华住、锦江和首旅如家)收购。全球巨头们也在这些地方逐步开设业务。

与此同时,我们在此提供一些实用小贴士,以便您更好管理企业在低线城市差旅酒店项目:

1. 要不要采购?

酒店RFP流程可能不仅耗时而且昂贵。为了实现积极的投资回报,您的酒店采购运作必须实现显著成本优化。

根据CWT专业酒店服务部门RoomIt by CWT提供的分析显示,如果您在一个城市的夜间数量少于150的话,则运作酒店RFP通常并不划算。通过使用代理的价格和资源,您可能取得更好的结果,只要其具有价格竞争力且拥有足够的酒店覆盖率。

CWT中国区酒店业务部总监曲宁女士分享了一家企业的真实案例,该企业的酒店项目中所涉及的中国境内的酒店有300多处。“我们去年评估他们的项目时,发现仅前40家酒店对该项目产生的成本优化就贡献了逾四分之三。其余酒店并没有提供很有竞争力的价格。事实上,27家酒店提供的协议价格高于OTA的报价!”

2. 一旦决定采购,建议广泛撒网

如果您执意决定进行 RFP,那就务必在您的项目中纳入足够多的酒店资源。


3. ……做好花费更多时间的准备

三四线城市的 RFP 回复率可能低至 40-50%。部分原因是,许多较小的酒店并不熟悉专业采购流程,且可能没有参与过RFP。

“每年,我们都会发现中小型城市有 10-20% 左右的酒店没有经历过任何 RFP,因此这一过程可能更加耗时,”孙先生说道。“我们经常需要帮助酒店来填写 RFP 问卷。”

4. 利用大数据在谈判中占据上风

因为中国的酒店市场在继续合并,随着较大的连锁酒店收购较小的单体酒店,如果您集中在同一个连锁品牌内部消费,尤其是该品牌在您的差旅人员经常去往的许多城市拥有酒店资源时,您可能获得更大优势。

如果您可以通过监测你们在各个城市的体量和消费额展示您是项目的“管理者”,还可以在您与单体酒店进行谈判时的占据更有利地位。

“您需要掌握合适的工具来获取关于您开支的所有相关数据,”CWT中国区总经理钟明凤先生说道。“但是,您还需要确保您的差旅人员是通过合适的渠道在订房,因为在谈判过程中,许多酒店在计算您的体量时不会纳入渠道外消费。”

5不要仅仅关注成本优化

旅客想当然的许多便利服务有时在次级城市酒店是缺位的。例如,旅客可能发现难以在自己酒店附近找到合适的用餐去处。


6. 
放眼长期

“我们的客户大约有 50% 第二年会续约,因此不妨考虑两年期的合同。这对双方来说都会节省时间,”孙先生说道,他还补充道,大多数全球连锁品牌欢迎这种方案,而中国酒店集团也开始看到了其中的好处。

7. 获得您的协议价

获得协议价在许多市场都是一项挑战,而在中国中小型城市,这往往更加问题百出。“我看到在有些情况下,客户与销售经理进行谈判,然后在销售人员推进工作时,关于交易的所有记录消失了,”CWT中国区客户管理部总监赵睿女士解释道。“鉴于某些酒店员工流动很快,这可能成为实实在在的挑战。重要的是在价格落地过程中要让销售经理、销售总监、预订团队和酒店其他高管参与进来,以确保落到实处,以防员工流动。”

孙先生还建议定期核实,及早发现这些问题。“定期审核有助于发现与酒店之间的不符点,然后您可以立即采取行动应对这些问题,而不是在合同到期时进行艰难的沟通。”

8. 自己审核酒店

差旅人员安全是差旅管理者的重中之重,因此,确保您的首选酒店满足您的关怀要求职责,这是必不可少的。您可以确信主要国际品牌的每一家酒店都设有恰当的消防安全出口,但这在较小的独立酒店可能并非如此。

“我们会帮助筛选出那些不符合一些基本质量和安全标准的酒店,也有一些安全要求极其严格的客户,他们通常会进行额外的检查和现场审核,然后才允许自己的差旅人员入住这些酒店,”曲女士表示。

9. 鼓励您的差旅人员分享反馈

不同于完善的品牌,单体酒店不那么具有可预见性。服务、设施和便利设施可能千差万别,甚至一次住宿和另一次住宿之间也会有差别。另外由于一些酒店“过于偏僻”,TripAdvisor或其他类似资源上的评论可能并不靠谱。

“分享经历有助于其他差旅人员做出更好的预订选择——并帮助差旅管理者决定将哪些酒店保留在他们的项目中,”赵女士说道。“我们正致力于明年在中国推出我们的CWT 酒店情报工具。这将为公司提供一个专用酒店评论站点,只能供他们的员工访问,以确保评论极其相关。”

与此同时,差旅人员与同事分享反馈的最佳途径可能是通过他们的公司内网。

10. 计划您的付款

访问中国中小型城市的国际旅客可能在支付账单时遇到一些麻烦。对于入门者来说,并非所有酒店都会接受国际信用卡。同时,外国人开立支付宝或微信支付账户并不容易,这可能是这个国家最普遍使用的两种付款方式。建议来自海外的差旅人员最好携带足够的现金,或者从他们的当地办事处寻求付款协助。

虽然到中国的低线城市旅行可能遇到千奇百怪的挑战,公司差旅的基本政策仍然适用——也可以让差旅人员和差旅项目更加得心应手。

正如 CWT 解决方案部的孙先生所指出的,企业不应忽略他们的现有专长、经验和联系人。“在开始搜索酒店之前,与您的差旅人员和当地外勤员工交流一下。他们通常比其他任何人都更了解那里有什么、他们需要什么,而最重要的是,知道什么适合他们。”

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