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POLÍTICA Y AVISO DE PRIVACIDAD GLOBAL DE CWT

The Global Privacy Policy is available in English and in the following languages. Please note that some of these pages are currently being translated.

Última actualización Noviembre de 2019

 

Tu privacidad importa

CWT Global B.V. y sus entidades afiliadas (conjuntamente CWT) se especializan en la gestión de viajes de negocios, reuniones y eventos y productos y servicios relacionados, en todo el mundo, para empresas de todos los tamaños, así como instituciones gubernamentales y organizaciones no gubernamentales.

CWT se compromete a respetar su privacidad a través de la protección y gestión adecuadas de la información personal recopilada de nuestros clientes corporativos y sus empleados, contratistas o invitados.

Esta Política y aviso de privacidad global describe la información personal que recopilamos, cómo la usamos y la compartimos, en el contexto de la prestación de nuestros servicios.

¿Por qué recogemos información personal?

CWT recopila información personal de sus clientes corporativos, sus empleados, contratistas o invitados ("viajeros y asistentes") para el cumplimiento de sus acuerdos comerciales y para facilitar viajes, hospitalidad, reuniones y eventos para:

  • la gestión de reservas y reservas de viajes, transporte y hospitalidad;
  • la provisión de asistencia para la solicitud de visa;
  • la gestión de reservas y reservas de reuniones y eventos;
  • la provisión de tarjetas de reunión, papelería, catering y servicios audiovisuales;
  • el informe del cumplimiento de la política de viajes del cliente corporativo y los gastos de viaje;
  • la provisión del gasto de viaje del cliente corporativo y el análisis del presupuesto;
  • garantía de calidad y propósitos de capacitación;
  • la prevención y detección de fraude;
  • la realización de controles de sanciones o embargos para cumplir con las regulaciones internacionales;
  • la gestión de las relaciones corporativas con los clientes, la administración y la reconciliación de cuentas, y la facturación de los clientes corporativos;
  • la comunicación de información de viaje, incluidos itinerarios, alertas de seguridad y optimización de tarifas, y asistencia relacionada con la mesa de ayuda;
  • la comunicación de encuestas de satisfacción.

También podemos recopilar información de contacto para comunicar información sobre productos y servicios de CWT, así como procesar información para estadísticas internas agregadas sobre análisis de cuentas de clientes corporativos y de mercado y pronósticos de negocios, sobre la base de nuestros intereses legítimos.

¿Qué información personal recopilamos?

Podemos recopilar su nombre, apellido, número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección, país de residencia, nombre de la empresa, cargo, número de identificación del empleado, dirección del Protocolo de Internet, sexo, fecha y lugar de nacimiento, información de la tarjeta de pago, preferencias de viaje donde se expresen cosas tales como: asiento, comida, fumar, servicios de asistencia especial (que pueden revelar creencias religiosas y datos relacionados con la salud, conocidos como categorías especiales de datos personales según las leyes de protección de datos), documentos de identificación con foto emitidos por el gobierno (pasaporte y tarjeta de identidad), detalles de la visa , información de contacto de emergencia, número de boleto y detalles del itinerario, información de tarifas, información de viajero frecuente, información de tarjeta de fidelización, información relacionada con solicitudes de viajeros, grabaciones de audio, para cumplir con los propósitos enumerados anteriormente en el contexto del desempeño de nuestras actividades comerciales.

¿Cómo recopilamos su información personal?

Tras la conclusión de los términos comerciales del acuerdo, CWT recopilará información personal de nuestros clientes corporativos sobre los viajeros a los que desean que brindemos servicio. Los 'Perfiles de viajero' en línea se completarán con dicha información utilizando una herramienta patentada de CWT (llamada Retrato) donde se puede ingresar información personal adicional (como las preferencias descritas anteriormente) tras la activación de la cuenta por los propios viajeros o su organizador de viajes utilizando nuestras herramientas en línea u otros canales de comunicación. En los casos en que se recopilan categorías especiales de datos personales, el procesamiento se realiza con previo aviso de consentimiento. La información del perfil del viajero también se puede recibir de un proveedor de servicios de herramientas de reserva en línea (OBT) si así lo solicita un cliente corporativo.

Al organizar reuniones y eventos, CWT puede recibir información personal (nombre, apellido, datos de contacto y país de residencia) sobre los asistentes de nuestros clientes corporativos. CWT también puede recibir dicha información personal a través de proveedores de servicios de reserva en línea contratados por CWT.

¿Con quién compartimos su información personal?

Para cumplir con nuestros propósitos comerciales, es decir, organizar y administrar sus reservas de viaje y hospitalidad, y de acuerdo con las prácticas de la industria de viajes, CWT puede necesitar compartir su información personal con los proveedores de servicios de terceros que se enumeran a continuación:

  • Proveedores de viajes (aerolíneas, hoteles, compañías de alquiler de automóviles, compañías de transporte);
  • Sistemas de distribución general (GDS por sus siglas en ingles), que son sistemas de reserva computarizados que tienen inventario en tiempo real (en aerolíneas, hoteles, compañías de alquiler de automóviles, etc.) para permitir transacciones de reserva entre compañías de administración de viajes y vendedores de viajes;
  • Herramientas de reserva en línea (OBT), que son portales en línea que muestran aerolíneas y hoteles para permitir reservas;
  • Proveedores de servicios de seguridad y protección;
  • Compañías de pago con tarjeta;
  • De vez en cuando, organismos gubernamentales de conformidad con las leyes aplicables.

Para cumplir con nuestros propósitos comerciales, es decir, organizar y administrar sus reuniones y reservas de eventos, y de acuerdo con las prácticas de la industria, CWT necesita compartir su información personal con los proveedores de servicios de terceros que se enumeran a continuación:

  • Proveedores de viajes (aerolíneas, hoteles, compañías de alquiler de automóviles, compañías de transporte);
  • Proveedores de tarjetas de conferencia y papelería;
  • Proveedores de servicios de catering;
  • Proveedores de servicios audiovisuales.

Nuestros clientes corporativos también pueden solicitarnos que compartamos información de viajeros o asistentes con terceros designados de su elección, en relación con los productos y servicios que brindamos.

Además, CWT utiliza subcontratistas externos para la gestión de sus herramientas y plataformas de tecnología de la información. Dichos subcontratistas pueden acceder a sus datos personales pero solo para, en nombre y bajo las instrucciones de CWT, y deben cumplir con las políticas, procedimientos y procesos de CWT y cumplir con las leyes de privacidad aplicables.

CWT también se reserva el derecho de divulgar sus datos personales si así lo exige la ley o si cree de buena fe que dicha acción es razonablemente necesaria para cumplir con la ley aplicable.

De acuerdo con la Ley de Privacidad del Consumidor de California, en los doce (12) meses anteriores, CWT no ha vendido ninguna información personal.

¿Transferimos sus datos personales fuera de su país de residencia?

Dada la naturaleza internacional de los servicios de CWT, las transferencias de datos personales deben realizarse internamente dentro del grupo CWT, sus afiliados y empresas conjuntas, y externamente a su red global de socios y otros proveedores externos (descritos anteriormente).

Cuando sus datos personales se transfieren a un país que no se rige por una ley de protección de datos que ofrece un nivel de protección de datos similar al vigente en su país de residencia, o para el cual la Comisión Europea pertinente no ha emitido una decisión de adecuación, CWT ha tomado medidas para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos transferidos en el país de transferencia mediante la celebración de acuerdos de transferencia de datos apropiados basados ​​en las Cláusulas contractuales estándar europeas (también conocidas como Cláusulas modelo europeas) emitidas por la Comisión Europea. Esto permite salvaguardar su información en el país extranjero y de acuerdo con las leyes aplicables.

¿Dónde almacenamos sus datos personales?

Dada la naturaleza internacional del grupo CWT, utilizamos varias ubicaciones en todo el mundo para nuestros requisitos de almacenamiento de datos.

Según la residencia del viajero, CWT almacenará la información del perfil del viajero en la base de datos de administración de perfiles de CWT, ya sea en un centro de datos ubicado en España (para datos de residentes europeos) o en un centro de datos ubicado en los EE. UU. (Para todos los demás datos de residentes). Los datos de los residentes europeos se transfieren internamente a nuestro centro de datos con sede en los EE. UU. Para permitir los servicios de gestión de la oficina central y de la oficina administrativa, incluida la consolidación de reservas de viaje y los informes de los clientes.

El almacenamiento de datos financieros se realiza a nivel regional en servidores CWT alojados en centros de datos en los EE. UU., Centros de datos en España y centros de datos en Singapur.

Para la información personal recopilada en la República Popular de China (RPC), los datos de los residentes se almacenarán en la RPC.

¿Cómo nos aseguramos de que sus datos personales estén seguros?

Implementamos y mantenemos continuamente medidas de seguridad administrativas, organizativas, técnicas y físicas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resistencia de nuestros sistemas que procesan sus datos personales.

¿Cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Retendremos sus datos personales durante un período que no exceda el requerido para los fines para los que fueron recopilados, en particular para cumplir con nuestros acuerdos comerciales, proporcionar nuestros servicios, responder a consultas sobre el historial de viajes y otras actividades comerciales, cumplir con nuestras obligaciones legales tales como informes financieros y con los límites prescritos por las regulaciones aplicables, y para preservar la evidencia para el manejo de disputas, reclamos o litigios.

Cumplimiento de esta Política y las leyes de protección de datos.

CWT se compromete a cumplir con esta Política y Aviso de Privacidad Global y con las leyes de privacidad y protección de datos aplicables, que incluyen, entre otras:

  • El Reglamento Europeo General de Protección de Datos (UE) 2016/679 ("GDPR");
  • La Ley de Privacidad del Consumidor de California o 2018 ("CCPA" en vigor desde el 1 de enero de 2020);
  • La Ley brasileña no 13.709, de 14 de agosto de 2018, que establece la protección de datos personales y modifica la Ley federal no 12.965, de 23 de abril de 2014 ("LGPD", en vigor a principios de 2020);
  • La Ley de Privacidad de Australia de 1988 (núm. 119, 1988, según enmendada);
  • La Ley de Protección de Datos Personales de Singapur de 2012 (Nº 26 de 2012); y
  • La Ley China de Ciberseguridad de 2016, vigente en 2017 ('la Ley de Ciberseguridad').

Aviso de protección de datos de marketing directo

Podemos utilizar su información de contacto personal (nombre, apellido, correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, país de residencia) para enviarle comunicaciones de marketing directo.

Cuando recibe una comunicación de marketing directo de nosotros, es porque usted o su empresa en su nombre han solicitado dicha comunicación, o porque creemos que la comunicación es de interés para usted o su empresa en función de los servicios que le brindamos y su compañía.

En algunos casos, habremos recopilado sus datos de contacto de fuentes disponibles públicamente o a través de un tercero con quien usted o su empresa en su nombre hayan acordado compartirlos.

Cuando visita los sitios web de CWT, siempre puede elegir no proporcionarnos su información de contacto. Aún puede visitar la mayoría de las páginas web de CWT, pero es posible que no pueda recibir nuestros boletines informativos, descargar libros blancos o recibir información sobre productos y servicios específicos o invitaciones a eventos, que necesariamente requieren que interactuemos con usted.

Confiamos en nuestros intereses legítimos para mantenerlo informado sobre nuestros productos y servicios. Sin embargo, si ya no desea recibir comunicaciones de marketing directo, puede hacer clic en el enlace "cancelar suscripción" en la parte inferior de la comunicación. En estos casos, sus datos de contacto ya no se utilizarán en ese sentido.

Cuando contratamos a subcontratistas externos para administrar nuestras campañas de marketing, lo hacen en nuestro nombre y bajo nuestras instrucciones, y nos aseguramos de que se comprometan a cumplir con nuestras políticas y leyes de privacidad aplicables y no usan sus datos para ningún otro propósito.

CWT retendrá su información siempre que desee seguir recibiendo nuestras comunicaciones de marketing directo y / o cumplir con obligaciones legales, una orden judicial o requisitos reglamentarios, y para cumplir con su solicitud de "darse de baja" de las comunicaciones de marketing.

Tus derechos

Tiene derecho a varios derechos en relación con sus datos personales según las leyes de protección de datos de la aplicación. Tenga en cuenta que estos pueden variar según su país de residencia.

Tiene derecho a acceder y rectificar los datos personales que CWT procesa sobre usted. Cuando sea pertinente y por motivos legítimos, también tiene derecho a borrar (derecho a ser olvidado) su información personal.

Dependiendo de su país de residencia, donde sea relevante y por motivos legítimos, también puede tener el derecho de restringir y objetar el procesamiento de su información personal, y también el derecho a la portabilidad de los datos.

Si desea ejercer sus derechos, complete nuestro formulario SAR.

Información del contacto

Para contactar a CWT con preguntas o problemas sobre esta Política y Aviso de Privacidad Global, utilice globalprivacy@mycwt.com. Dependiendo de su país de residencia, también puede tener derecho a presentar una queja ante su autoridad local de supervisión de protección de datos.

Para empleados de CWT

 

En el curso de su empleo en CWT, podemos procesar su información personal como se describe anteriormente [para los fines de sus viajes de negocios y reuniones y eventos de CWT. Para otros fines y procesos relacionados con su empleo, consulte las políticas y avisos relevantes de la compañía.