skip navigation

CWT:n yleinen tietosuojakäytäntö ja -seloste

The Global Privacy Policy is available in English and in the following languages. Please note that some of these pages are currently being translated.

Päivitetty viimeksi marraskuussa 2019

 

Yksityisyydelläsi on väliä

CWT Global B.V. ja sen tytäryhtiöt (yhdessä CWT) on maailmanlaajuinen matkahallintoyritys. Tarjoamme liikematkapalveluita, hospitality-palveluita sekä kokous- ja tapahtumahallintaa kaiken kokoisille yritysasiakkaille, valtion ja kuntien organisaatiolle, liitoille ja kansalaisjärjestöille.

CWT on sitoutunut toimimaan läpinäkyvästi ja kunnioittamaan yksityisyydensuojaasi verkossa. CWT suojaa ja hallinnoi meille asiakasyrityksiltä, yritystien työntekijöiltä tai asiakasyritysten vierailta saamiamme henkilötietoja asianmukaisella tavalla.

Tässä yleisessä tietosuojakäytännössä ja -selosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käytämme niitä ja kenen kanssa jaamme niitä tuottaessamme palveluita sekä vieraillessasi verkkosivustollamme ja käyttäessäsi verkossa tarjoamiamme palveluja.

Miksi keräämme henkilökohtaisia ​​tietoja?

CWT kerää henkilötietoja yritysasiakkailta, heidän matkustajistaan, vieraistaan sekä kokouksiin ja tapahtumiin osallistujista tarkoituksena panna täytäntöön asiakkaidemme kanssa solmimamme kaupalliset sopimukset ja CWT:n verkkosivustojen vierailijoista ja käyttäjistä. Keräämme henkilötietojasi tarkoituksiin, jotka liittyvät liikematka-, hospitality- sekä kokous- ja tapahtumapalveluiden tuottamiseen. Tällaisia palveluita ovat esimerkiksi:

  • matkojen, kuljetusten ja hospitality-palveluiden varaukset,
  • viisumihakemuksissa avustaminen
  • kokous- ja tapahtumapalveluiden varaukset
  • nimikylttien, kokoustarvikkeiden, catering sekä AV–tekniikka palvelujen tarjoaminen
  • yritysasiakkaan matkustuskäytännön noudattamisen tukeminen ja ostojen koontiraportit,
  • yritysasiakkaiden matkakustannusten sekä –budjettien analysointiin tarkoitetut palvelut,
  • koulutus- ja asiakastilaisuudet
  • laadunvarmennuksen järjestelmät,
  • petosten havaitseminen ja ehkäiseminen,
  • pakotteiden seulonta kansainvälisten määräysten noudattamiseksi;
  • asiakastietojen ylläpito ja laskutus,
  • matkatietojen ilmoittaminen, mukaan lukien matkadokumentit, muistutukset, poikkeustilanteista ja hintaoptimointi
  • asiakastyytyväisyyskyselyt.

Voimme kerätä myös tietoja lähettääksemme lisätietoja ja päivityksiä CWT:n tuotteisiin ja palveluihin liittyen sekä sisäisiin tilastoihin kuten myös yritysasiakkaiden analysointiin sekä liiketoiminnan ennustamiseen oikeutetun edun perusteella

Mitä henkilötietoja keräämme?

Edellä mainittuihin tarkoituksiin keräämiämme henkilötietoja voivat olla: etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti- ja postiosoite, kotimaa, yrityksen nimi, sukupuoli, syntymäaika, maksutapa ja korttien numerot, mahdolliset matkaa koskevat valinnat (istumapaikka, ateria, tupakointi, erikoispalvelut jne. Nämä saattavat sisältää tietoja uskonnollisista vakaumuksista sekä terveystietoja, jotka tunnetaan Europoopan tietosuojalaissa ), passi- ja viisumitiedot, matkustajarekisteritiedot (PNR) ja tiedot lähiomaisista.

CWT kerää myös CWT:n sivustoilla kävijöiden yhteystietoja ”Ota yhteyttä” -verkkolomakkeella, johon kävijät syöttävät etu- ja sukunimensä, puhelinnumeronsa, sähköposti- ja postiosoitteensa sekä yrityksen nimen.

Voimme kerätä nimesi, sukunimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja osoitteesi, asuinmaasi, yrityksen nimen, toiminimen, työntekijän henkilönumeron, Internet Protocol (IP) -osoitteen, sukupuolen, syntymäajan ja -paikan, maksukorttitiedot, mahdolliset matkaa koskevat valinnat ja toiveet (istumapaikka, ateria, tupakointi,). Tiedot saattavat paljastaa henkilön uskonnollisia vakaumuksia ja terveyttä koskevia tietoja, jotka on määritelty Euroopan tietosuoja-asetuksessa erityisten henkilötietoryhmien käsittelyksi. Lisäksi voimme kerätä valtion myöntämistä valokuvien henkilöllisyystodistuksista (passi ja henkilökortti), viisumitiedoista, hätäyhteystiedot, lipun numero ja matkasuunnitelmat, hintatiedot, kanta-asiakas tiedot, kanta-asiakaskorttitiedot, matkustajapyyntöihin liittyvät tiedot, äänitallenteet yllä lueteltujen tavoitteiden toteuttamiseksi liiketoimintamme yhteydessä.

Kuinka keräämme henkilökohtaisia ​​tietojasi?

Kun kaupalliset sopimukset on tehty, CWT kerää yritysasiakkaiden matkustajilta henkilötietoa, jotta voimme palvella heitä. Tiedot päivitetään CWT:n omaan työkaluun, CWT Portraitiin, luomalla sähköinen ”matkustajaprofiili”. Henkilötietoja syötetään yritysasiakkailta ja/tai matkustajalta tai valtuutetulta travel managerilta tulevien syötteiden kautta. Profiilitietoja voidaan saada myös online-järjestelmien tarjoajilta (Onlinen Booking Tool, OBT) siinä tapauksessa, että asiakkaamme ovat pyytäneet tällaisten järjestelmien käyttöä. Kun erityisten henkilötietoryhmiin liittyviä tietoja tallennetaan, matkustaja hyväksyy tietojen käsittelyn etukäteen.

Järjestäessään kokouksia ja tapahtumia, CWT käsittelee osallistujien henkilökohtaisia ​​tietoja (nimi, sukunimi, yhteystiedot ja osoitetiedot). CWT voi kerätä tietoja myös asiakkaan valitsemilta online-palveluiden kautta tai CWT:n tarjoamien onlinevarauskanavien kautta.

Miten käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietojasi kaupallisissa sopimuksissamme kuvattujen palveluidemme tuottamiseen. Varauksia hallinnoidessa CWT käsittelee henkilötietoja ja jaamme niitä tarvittaessa kolmansien osapuolten kanssa, kuten:

  • matkailualan palvelun tuottajat: lentoyhtiöt, hotellit, autovuokraamot ja muut kuljetusyhtiöt
  • kansainväliset varausjärjestelmät (GDS) – varausjärjestelmät, jotka ylläpitävät reaaliaikaista inventaariota hinta- ja saatavuustiedoista (lentoyhtiöt, hotellit, autovuokraamot, jne.), jotta CWT voi tehdä tarvittavat varaukset palveluntuottajille.
  • online järjestelmät (OBT), jotka ovat itsevarausjärjestelmiä, joista asiakkaat voivat itse tehdä lento-, hotelli- ja autovarauksia,
  • matkustusturvallisuuspalveluita tarjoavat toimijat,
  • luottokorttiyhtiöt,
  • aika ajoin lakisääteisten vaatimusten nojalla viranomaiset.

Järjestäessään ja hallinnoidessaan asiakkaidensa kokouksia ja tapahtumia alan käytäntöjen mukaisesti CWT joutuu jakamaan henkilötietoja ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa. Näitä ovat esimerkiksi:

  • lentoyhtiöt, hotellit, autovuokraamot ja kuljetuspalvelut
  • nimikylttien ja kokoustarvikkeiden ja -tekniikan toimittajat,
  • catering-palveluiden tuottajat,
  • audiovisuaalisia palveluita tarjoavat yritykset.

Yritysasiakkaamme voivat myös erikseen pyytä CWT:tä jakamaan matkustajia tai kokousosallistujia koskevia tietoja sovittujen kolmansien osapuolten kanssa, samalla kuin toteutamme sovittuja palveluja asiakkaillemme.

Lisäksi CWT käyttää tiettyjä valtuutettuja ulkopuolisia käsittelijöitä (eli alihankkijoita) tiettyjen hallinnollisten ja tietoteknisten työkalujen ja alustojen hallintaan. Nämä alihankkijat voivat käyttää henkilötietoja, mutta vain CWT:n puolesta ja sen antamien ohjeiden mukaisesti, ja niitä vaaditaan noudattamaan CWT:n käytäntöjä, menettelyitä ja prosesseja sekä sovellettavia yksityisyyden suojaa koskevia lakeja.

Varaamme oikeuden luovuttaa henkilötietoja, jos laki tätä edellyttää tai toimiessamme siinä hyvässä uskossa, että tällainen toimenpide on kohtuullisesti katsoen kaikkien sovellettavien lakien nojalla tarpeellinen.

Kalifornian kuluttajansuojalain mukaan, CWT ei ole myynyt henkilökohtaisia ​​tietoja edellisen kahdentoista (12) kuukauden aikana.

Siirrämmekö henkilökohtaisia ​​tietojasi asuinmaasi ulkopuolelle?

Koska CWT:n palvelut ovat luonteeltaan kansainvälisiä, henkilötietojen kansainvälisiä siirtoja tehdään CWT:n, sen tytäryhtiöiden, yhteisyritysten ja maailmanlaajuisen kumppaniverkoston ja kolmansien osapuolten sisällä (kuvattu edellä) tarkoituksena mahdollistaa matkustamiseen liittyvät palvelut kuten lentolippujen kirjoitus ja tekniset tukipyynnöt sekä kokousten ja tapahtumien hallinnointi.

Tilanteissa, joissa henkilötietoja siirretään tai varastoidaan keskitetysti maihin, joissa ei ole samantasoista tietoturvaa kuin omassa maassasi tai Euroopan komissio ei ole antanut tietoturvalle riittävyyspäätöstä, CWT on toteuttanut asianmukaiset toimet siirrettävien tietojen riittävän tietoturvatason varmistamiseksi tekemällä asianmukaiset EU:n mallisopimuslausekkeisiin perustuvat yritysten välistä tiedonsiirtoa koskevat sopimukset. Tämä mahdollistaa tietojen säilyttämisen myös muualla sovellettavien lakien mukaisesti.

Missä me säilytämme henkilötietosi?

CWT:n toimii maailmanlaajuisesti ja tästä syystä käytössämme on tietojen varastointiin useita sijainteja ympäri maailmaa.

Matkustajan kotipaikan perusteella CWT tallentaa matkustajaprofiilitiedot CWT:n profiilinhallintotietokantaan joko Espanjassa sijaitsevaan tietokeskukseen (Euroopan asukkaiden tietoja varten) tai Yhdysvalloissa sijaitsevaan tietokeskukseen (kaikkia muita asukkaiden tietoja varten). Eurooppalaisten asukkaiden tiedot siirretään sisäisesti Yhdysvaltoihin sijaitsevaan tietokeskukseen, jotta kaikki tarvittavat tietojen hallinta ja varauspalvelut, mukaan lukien matkavarausten konsolidointi ja asiakasraportointi on mahdollista.

Taloustiedot tallennetaan paikallisesti CWT:n palvelimilla, joita ylläpidetään Yhdysvaltojen tietokeskuksissa, Espanjan tietokeskuksissa sekä Singaporen tietokeskuksissa.

Kiinan kansantasavallassa (PRC) kerättyjen henkilökohtaisten tietojen osalta asukkaiden tiedot tallennetaan Kiinassa.

Miten varmistamme että henkilötietojesi ovat turvassa?

Otamme jatkuvasti käyttöön ja ylläpidämme asianmukaisia hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä tietoturvatoimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan henkilötietojasi käsittelevien järjestelmien luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vakaus.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin tarvitsemme niitä sopimustemme täytäntöönpanoon ja palveluidemme tuottamiseen, yritysasiakkaiden aiempia matkoja ja tapahtumia koskeviin kyselyihin vastaamiseen sekä oikeudellisten velvollisuuksiemme ja lakisääteisten vaatimusten kuten taloudellista raportointia koskevien lakien täyttämiseen, riita-asioiden ratkaisemiseen tai vaateiden ja kanteiden käsittelemiseen.

Kaikki CWT-konserniin kuuluvat yhteisöt noudattavat tätä yleistä tietosuojakäytäntöä ja -selostetta ja ovat sitoutuneet noudattamaan kaikkia sovellettavia yksityisyyden suojaa koskevia periaatteita ja asetuksia, mukaan lukien:

  • Euroopan yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (GDPR);
  • Kalifornian kuluttajansuojalaki tai 2018 (CCPA), joka tulee voimaan 1. tammikuuta 2020);
  • Brasilian laki nro 13.709, annettu 14. elokuuta 2018, jolla säädetään henkilötietojen suojaamisesta ja jolla muutetaan 23. huhtikuuta 2014 annettua liittovaltion lakia nro 12.965 (LGPD), joka tulee voimaan vuoden 2020 alkupuolella.
  • Australian yksityisyyslaki 1988 (nro 119, 1988, sellaisena kuin se on muutettuna);
  • vuoden 2012 Singaporen henkilötietojen suojalaki (nro 26 2012); ja
  • Kiinan vuoden 2016 kyberturvallisuuslaki, voimaan 2017 ('kyberturvallisuuslaki').

Suoramarkkinoinnin tietosuojailmoitus

Voimme käyttää henkilökohtaisia yhteystietojasi (nimi, sukunimi, sähköposti, yrityksen nimi, toiminimike, kotimaa) lähettääksesi sinulle suoramarkkinointiviestejä ja se johtuu siitä, että joko sinä tai yrityksesi on pyytänyt tällaista tiedotetta, tai siitä, että uskomme tiedotteen kiinnostavan sinua tai yritystäsi.

Vieraillessasi CWT:n verkkosivustoilla ja käyttäessäsi verkossa tarjolla olevia työkaluja voit aina päättää olla antamatta meille tiettyjä tietoja. Jos päätät olla antamatta pyytämiämme yhteystietoja, voit silti vierailla useimmilla CWT:n verkkosivustoilla, mutta et välttämättä voi käyttää tiettyjä palveluita, joihin liittyy vuorovaikutusta kanssamme.

CWT säilyttää tietojasi vain niin pitkään, kun haluat vastaanottaa markkinointitiedotteitamme ja/tai niin pitkään kuin oikeudellisten velvollisuuksiemme, oikeuden päätöksen tai lakisääteisten vaatimusten noudattaminen edellyttää. Säilytämme yhteystietojasi myös voidaksemme täyttää pyyntösi lopettaa markkinointitiedotteiden vastaanottaminen.

Joissakin tapauksissa keräämme yhteystietojasi julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai sellaisen ulkopuolisen tahon kautta, jolle sinä tai yrityksesi on antanut luvan jakaa tietoja eteenpäin. Voimme tiedottaa sinulle tuotteistamme ja palveluistamme oikeutetun etumme perusteella, mutta jos et halua enää saada markkinointiviestintää meiltä, käytä tiedotteen lopussa olevaa ”lopeta tilaus” -linkkiä, ja yhteystietojasi ei enää käytetä tähän tarkoitukseen.

Jos käytämme ulkopuolisia alihankkijoita markkinointikampanjoidemme toteuttamiseen, kyseiset tahot toimivat puolestamme ja ohjeidemme mukaan, ja varmistamme, että ne ovat sitoutuneet noudattamaan käytäntöjämme ja sovellettavia yksityisyydensuojaa koskevia lakeja eivätkä käytä tietojasi mihinkään muuhun kuin sovittuun tarkoitukseen.

CWT säilyttää tietojasi vain niin pitkään, kun haluat vastaanottaa markkinointitiedotteitamme ja/tai niin pitkään kuin oikeudellisten velvollisuuksiemme, oikeuden päätöksen tai lakisääteisten vaatimusten noudattaminen edellyttää. Säilytämme yhteystietojasi myös voidaksemme toteuttaa pyyntösi lopettaa markkinointitiedotteiden vastaanottaminen.

Oikeutesi

Sinulla on useita oikeuksia henkilötietoihisi liittyen, esimerkiksi oikeus saada pääsy tietoihin, joita CWT kerää sinusta, oikeus pyytää tietojen korjaamista, oikeus pyytää tietojen poistamista, oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä perusteltujen syiden vuoksi.

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, esimerkiksi pyytää pääsyä henkilötietoihisi tai pyytää tietojesi korjaamista, täytä SAR-lomake.

Otathan yhteyttä meihin, jos sinulla on kysyttävää (käytä jäljempänä olevaa sähköpostisoitetta) tai haluat tehdä pyynnön tai toimittaa esimerkiksi valituksen. Käsittelemme kaikki pyynnöt sillä huolellisuudella, jota voit oikeutetusti odottaa meiltä.  

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä yleisestä tietosuojakäytännöstä ja -selosteesta, ota yhteyttä osoitteeseen globalprivacy@mycwt.com.

Kotimaastasi riippuen sinulla voi olla myös oikeus tarvittaessa tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaisellesi.

CWT:n työntekijöille

CWT:n palveluksessa olevien työntekijöiden tietoja voidaan käsitellä tarvittaessa, jotta työntekijät voivat palvella CWT:n asiakkaita yllä kuvattujen toimintatapojen mukaisesti liikematkojen ja kokousten ja tapahtumien varauksiin liittyen.

Muita työhösi liittyviä henkilötietojen käsittelyä voit tarkistaa paikallisesti omalta CWT työnantajaltasi.

Luettelo CWT yrityksistä

 

Tätä tietosuojakäytäntöä voidaan päivittää. Päivitetty tietosuojakäytäntö julkaistaan ​​ajoittain CWT: n verkkosivustoilla, joten varmista, että tarkistat tämän tietosuojakäytännön  säännöllisesti.