Política e aviso global de privacidade
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Última atualização: agosto de 2023
A sua privacidade importa
A CWT Global B.V. e as entidades afiliadas (conjuntamente CWT) são especializadas no gerenciamento de viagens corporativas, eventos e produtos e serviços relacionados em todo o mundo para empresas de todos os tamanhos, bem como organizações governamentais e não governamentais.
A CWT está comprometida em respeitar sua privacidade por meio da proteção e gerenciamento adequados de suas informações pessoais, recebidas por nossos clientes corporativos e seus funcionários, contratados ou convidados.
Esta Política e Aviso Global de Privacidade descreve as informações pessoais que coletamos, como as usamos e compartilhamos, no contexto da prestação de nossos serviços e seus direitos.
Por que coletamos suas informações pessoais?
A CWT coleta informações pessoais de seus clientes corporativos, seus funcionários, contratados ou convidados (“viajantes e participantes”) para a execução de seus acordos comerciais relacionados a serviços de viagens, hospitalidade, reuniões e eventos e especificamente:
- a gestão de reservas de viagens, transporte, hospedagem, reuniões e eventos;
- a assistência com o pedido de visto;
- a gestão de crachás de eventos, estacionário, serviço de bufê e serviços audiovisuais;
- o relatório sobre o cumprimento da política de viagens do cliente corporativo e despesas de viagem;
- a gestão dos gastos com viagens do cliente corporativo e análise de orçamento;
- propósitos de garantia de qualidade e treinamento;
- a prevenção e detecção de fraudes e incidentes;
- a gestão de relacionamento com clientes corporativos, administração e reconciliação de contas e faturamento de clientes corporativos;
- a gestão e comunicação de informações de viagem sobre itinerários, alertas de segurança e otimização de tarifas;
- o fornecimento de suporte online e offline ao cliente; e
- a comunicação de pesquisas de satisfação com viagens.
Também processamos suas informações pessoais para a realização de triagem de sanções, a fim de cumprir as leis e regulamentos internacionais.
Também podemos processar suas informações de contato para comunicar informações sobre produtos e serviços da CWT, bem como processar informações para nossas estatísticas agregadas internas para análise de mercado e contas de clientes corporativos e previsão de negócios, conforme nossos interesses legítimos.
Quais informações pessoais coletamos?
Coletamos seu nome, sobrenome, número de telefone, e-mail e endereço, país de residência, nome da empresa, cargo, número de identificação do funcionário, endereço de IP, gênero, data e local de nascimento, informações de cartão de crédito, preferências de viagem quando expressas, como assento, refeição, tabagismo, serviços de assistência especial (que podem revelar crenças religiosas e dados relativos à saúde, conhecidos como categorias especiais de dados pessoais sob as leis europeias de proteção de dados), documentos de identificação com foto emitidos pelo governo (passaporte ou carteira de identidade), detalhes do visto, informações de contato de emergência, número do bilhete e detalhes do itinerário, informações de tarifa, informações de passageiro frequente, informações de cartão de fidelidade, informações relacionadas a solicitações de viagem, gravações de áudio de tempos em tempos para qualidade e garantia no contexto dos propósitos descritos acima.
Como coletamos suas informações pessoais?
Após a assinatura de nosso acordo comercial com nossos clientes corporativos, a CWT normalmente coletará a lista de funcionários autorizados a viajar juntamente com informações pessoais mínimas (nome, e-mail e endereço comercial, número de funcionário, cargo) de nossos clientes corporativos e criará um 'Perfil de autoatendimento do Viajante' em seu banco de dados de Gerenciamento de Perfis. Outras informações pessoais (listadas acima) podem ser inseridas na ativação da conta pelos próprios viajantes ou seu organizador de viagens em seu nome, de acordo com a política de viagens corporativas do Cliente e os termos e condições de uso da CWT. Nos casos em que categorias especiais de dados pessoais são coletadas, um aviso de consentimento prévio é ativado automaticamente ao lado do campo relevante. Os Perfis do Viajante também podem ser preenchidos com informações recebidas diretamente de um provedor de serviços de ferramenta de reservas online (OBT) mediante solicitação do cliente corporativo.
Ao organizar reuniões e eventos, a CWT recebe informações pessoais mínimas (nome, sobrenome, detalhes de contato, organização, cargo e país de residência) sobre os participantes/convidados de nossos clientes corporativos. A CWT também pode receber essas informações pessoais por meio de provedores de serviços de reservas online contratados pelo cliente.
Com quem compartilhamos suas informações pessoais?
Para cumprir os propósitos descritos acima e de acordo com as práticas do setor de viagens, a CWT compartilha suas informações pessoais com os provedores de serviços terceirizados relevantes listados abaixo:
- Fornecedores de viagens (companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, empresas de transporte): esses fornecedores fornecerão a viagem ou hospedagem solicitada;
- Sistemas de distribuição geral (GDS), que são sistemas de reserva computadorizados que armazenam assentos de companhias aéreas em tempo real e inventário de quartos de hotel (incluindo disponibilidade de aluguel de carros, etc.). O GDS permite que a CWT faça uma reserva preliminar com um fornecedor de viagens enquanto o viajante ou participante/convidado faz uma confirmação definitiva ou alternativa;
- Ferramentas de Reservas Online (OBT), que são portais online que exibem opções de companhias aéreas e hotéis e funcionam como uma ferramenta de Gerenciamento de Perfis: os clientes corporativos selecionam se desejam usar um OBT;
- Prestadores de serviços de segurança e proteção;
- Empresas de pagamento com cartão;
- Periodicamente, órgãos governamentais de acordo com as leis aplicáveis; e
- Fornecedores de crachás e estacionários de conferências, serviços de bufê e serviços audiovisuais.
Nossos clientes corporativos também podem solicitar que compartilhemos informações de viajantes ou participantes com terceiros designados de sua escolha, em conexão com os produtos e serviços que fornecemos.
Além disso, a CWT utiliza subcontratados terceirizados para o gerenciamento de suas ferramentas e plataformas de tecnologia da informação. Esses subcontratados podem acessar seus dados pessoais, mas apenas para, em nome e sob as instruções da CWT, e são obrigados a aderir às políticas, procedimentos e processos da CWT e cumprir as leis de privacidade de dados aplicáveis.
A CWT também se reserva o direito de divulgar seus dados pessoais se exigido por lei ou na crença de boa fé de que tal ação é razoavelmente necessária para cumprir a lei aplicável.
De acordo com a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia, nos doze (12) meses anteriores, a CWT não vendeu nenhuma informação pessoal.
Realizamos transferências transfronteiriças dos seus dados pessoais?
Dada a natureza internacional dos serviços de viagens da CWT, as transferências de dados pessoais precisam ser feitas tanto internamente dentro do grupo CWT, suas afiliadas e joint ventures, quanto externamente para seus parceiros globais e fornecedores terceirizados descritos acima.
Quando os seus dados pessoais forem transferidos para um país que não seja regido por uma lei de proteção de dados que ofereça um nível de proteção de dados semelhante ou adequado ao que está em vigor no seu país de residência, ou para o qual nenhuma decisão de adequação tenha sido emitida pela autoridade Comissão Europeia relevante, a CWT tomou medidas para garantir um nível adequado de proteção dos dados transferidos no país de transferência, firmando acordos de transferência de dados apropriados com base nas Cláusulas Contratuais Padrão da União Europeia (também conhecidas como Cláusulas Modelo da União Europeia) emitidas pela Comissão Europeia. Isso permite a proteção de suas informações no país estrangeiro e de acordo com as leis aplicáveis.
Especificamente em relação às transferências de dados pessoais intragrupo da CWT do Espaço Econômico Europeu para países terceiros, por exemplo, os EUA, Índia e Filipinas, tais são legitimados pelo artigo 46 do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da Europa através do comprometimento da CWT com Cláusulas Contratuais Padrão da Comissão da CE. Para obter uma cópia dessas cláusulas, faça uma solicitação em globalprivacy@mycwt.com.
Onde armazenamos seus dados pessoais?
Dada a natureza internacional do grupo CWT, usamos vários locais em todo o mundo para nossos requisitos de armazenamento de dados.
Com base na residência do viajante, a CWT armazenará as informações do Perfil do Viajante no banco de dados de Gerenciamento de Perfis da CWT em um data center localizado na Espanha (para dados de residentes europeus) ou em um data center localizado nos EUA (para todos os outros dados de residentes). Os dados de residentes europeus são então transferidos internamente para o nosso data center sediado nos EUA com a finalidade de simplificação e custo-benefício de mid e back-office, incluindo consolidação de reservas de viagens e relatórios de clientes.
O armazenamento de dados financeiros é realizado regionalmente em servidores CWT hospedados em data centers nos EUA, data centers na Espanha e data centers em Cingapura.
Para informações pessoais coletadas na República Popular da China (RPC), os dados de residentes são armazenados na RPC.
Como garantimos a segurança de seus dados pessoais?
Implementamos e mantemos continuamente medidas de segurança administrativa, organizacional, técnica e física para garantir a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência de nossos sistemas que processam seus dados pessoais.
Por quanto tempo retemos seus dados pessoais?
Reteremos os seus dados pessoais por um período não superior ao necessário para os fins para os quais foram recolhidos, notadamente para cumprir os nossos acordos comerciais, prestar os nossos serviços, responder a consultas sobre o histórico de viagens e outras atividades comerciais, cumprir as nossas obrigações legais, tais como como relatórios financeiros e dentro dos limites prescritos pelos regulamentos aplicáveis, e para preservar evidências para a gestão de disputas, reclamações ou litígios.
Para mais informações, consulte nossa Política de Retenção.
Conformidade com esta Política e leis de proteção de dados
A CWT está comprometida em cumprir esta Política e Aviso Global de Privacidade e as leis de privacidade e proteção de dados aplicáveis, incluindo, mas não se limitando a:
- O Regulamento Geral Europeu de Proteção de Dados ('GDPR');
- A Lei de Proteção de Dados do Reino Unido ('DPA do Reino Unido');
- A Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia ('CCPA');
- A Lei Brasileira de Proteção de Dados Pessoais ('LGPD');
- A Lei de Privacidade Australiana;
- A Lei de Proteção de Dados Pessoais de Cingapura;
- A Lei Chinesa de Segurança Cibernética ('CSL');
- A Lei Chinesa de Segurança de Dados ('DSL');
- A Lei Chinesa de Proteção de Informações Pessoais ('PIPL').
Aviso de proteção de dados de marketing direto
Podemos usar suas informações de contato pessoal (nome, sobrenome, e-mail, nome da empresa, cargo, país de residência) para enviar comunicações de marketing direto.
Quando você recebe uma comunicação nossa de marketing direto, é porque você ou sua empresa em seu nome solicitou tal comunicação, ou porque acreditamos que a comunicação é de seu interesse ou de sua empresa com base nos serviços que fornecemos a você e sua empresa.
Em alguns casos, coletaremos seus detalhes de contato de fontes publicamente disponíveis ou por meio de terceiros com quem você ou sua empresa em seu nome concordou em compartilhar.
Ao visitar os sites da CWT, você sempre pode optar por não nos fornecer suas informações de contato. Você ainda pode visitar a maioria das páginas da CWT na web, mas pode não conseguir receber nossos boletins informativos, fazer download de white papers ou receber informações sobre produtos e serviços específicos ou convites para eventos, que necessariamente exigem que interajamos com você.
Contamos com nossos interesses legítimos para mantê-lo informado sobre nossos produtos e serviços. No entanto, se você não deseja mais receber comunicações de marketing direto, pode clicar no link 'cancelar inscrição' na parte inferior da comunicação. Nesses casos, seus dados de contato não serão mais usados para esse fim.
Quando contratamos subcontratados terceirizados para gerenciar nossas campanhas de marketing, eles o fazem em nosso nome e sob nossas instruções, e garantimos que eles se comprometam a cumprir nossas políticas e leis de privacidade aplicáveis e não usem seus dados para outros fins.
A CWT reterá suas informações enquanto você desejar continuar recebendo nossas comunicações de marketing direto e/ou para cumprir obrigações legais, uma ordem judicial ou requisitos regulatórios e atender à sua solicitação de 'cancelamento' das comunicações de marketing.
Seus direitos
Você tem vários direitos em relação aos seus dados pessoais com a aplicação de leis de proteção de dados.
Você tem o direito de acessar e retificar os dados pessoais que a CWT processa sobre você. Quando pertinente e por motivos legítimos, você também tem o direito de apagar as suas informações pessoais (direito ao esquecimento).
Dependendo do seu país de residência e por motivos legítimos, você também tem o direito de restringir o processamento de suas informações pessoais e o direito à portabilidade de dados.
Você também tem o direito de se opor, com base em motivos relacionados à sua situação particular e a qualquer momento, ao processamento de seus dados pessoais, com base em nosso interesse legítimo (conforme artigo 21 do GDPR).
Se você deseja exercer seus direitos, preencha nosso Formulário SAR que iniciará o processamento de sua solicitação.
Informações de contato
Para entrar em contato com o Data Protection Officer da CWT com perguntas ou problemas sobre esta Política e Aviso Global de Privacidade, use globalprivacy@mycwt.com. Dependendo do seu país de residência, você também pode ter o direito de apresentar uma reclamação à autoridade supervisora de proteção de dados local.
Para funcionários da CWT
No decorrer do seu trabalho na CWT, podemos processar suas informações pessoais conforme descrito acima para fins de suas viagens de negócios e reuniões e eventos da CWT. Para outros fins e processamento relacionados ao seu emprego, consulte nossas políticas e avisos internos da empresa.
Esta política está sujeita a alterações. As alterações serão publicadas de tempos em tempos nos sites da CWT, portanto, verifique esta política regularmente.