Vous êtes sur le point de vous envoler vers votre premier voyage d’affaire : les objectifs sont clairs, vous avez obtenu une liste des interlocuteurs et réglé les détails de l’hébergement. Reste encore à vous renseigner sur les habitudes locales pour prouver à votre client que vous prenez sa culture – et la rencontre - au sérieux.
Comment vous habiller ? Quelles formules de politesse adopter ? Comment vous comporter pendant et après la rencontre ? Les us et coutumes locaux méritent qu’on se penche sur la question avant de partir, afin de donner la meilleure image de vous-même et de votre entreprise.
1. Arrivez toujours à l'heure
Ou que vous soyez, il n’est jamais très bien vu de faire perdre son temps à votre hôte. Que ce soit pour une réunion, un repas d’affaire ou une conférence, il est quasiment toujours bien venu d’arriver à l’heure, voire avec un peu d’avance pour avoir le temps de passer aux toilettes et de vous préparer psychologiquement.
En outre, votre ponctualité est un moyen simple et gratuit de montrer à votre interlocuteur que vous ne représentez pas une perte de temps. Si vous êtes effectivement retardé, pensez à en avertir votre client le plus tôt possible.
Vous avez du mal à arriver à l’heure ? Installez sur votre smartphone une appli de voyage professionnelle telle que CWT To Go, qui synchronise les rendez-vous de votre calendrier avec l’organisation de vos voyages pour vous rappeler qu’il est temps de se préparer à partir.
2. Renseignez-vous sur les coutumes locales
En tant qu’humble visiteur d’un pays étranger, il vous appartient de faire l’effort de découvrir les us et coutumes locales. Il suffit parfois d’apprendre quelques mots de la langue locale afin d’être en mesure de saluer votre hôte dans sa propre langue pour faire une bonne impression.
Dans certains pays, il est bien venu de complimenter votre interlocuteur sur ses locaux ou sur sa ville. Au Japon, il est mal vu de poser la main dans le dos ou sur l’épaule d’un autre homme ou de parler de sa vie personnelle, de religion ou de politique.
Dans les pays d’Afrique du Nord, il vous faudra penser au pourboire (l’appli CWT To Go calcule pour vous le montant de pourboire approprié). En Inde, il est d’usage de joindre les mains et de baisser légèrement la tête pour saluer quelqu’un, au lieu de la traditionnelle poignée de main.
3. Gardez un comportement professionnel
Certains comportements sont mal perçus où que vous soyez (arriver en retard, consulter son téléphone ou répondre à un appel pendant un rendez-vous - pensez à éteindre votre appareil avant d’entrer, ne pas regarder ou écouter votre interlocuteur pendant qu’il parle) et sont à éviter à tout prix.
4. Vérifiez le code vestimentaire
Entre confort, professionnalisme et courtoisie, il existe un équilibre délicat et qui diffère selon les pays. Inutile de choisir votre tenue à l’aveuglette, renseignez-vous – soit en faisant quelques recherches sur internet, soit en consultant la secrétaire de votre contact – sur le code vestimentaire du pays de destination mais aussi de l’entreprise concernée et, le cas échéant, des autres établissements que vous avez prévu de visiter ensemble (restaurants, salles de conférence…).
On ne saurait supposer, par exemple, que dans un pays chaud il est acceptable d’arriver légèrement vêtu (au Moyen-Orient ou en Asie, il est souvent mal vu de découvrir vos genoux ou vos épaules).
5. Faites preuve de respect envers votre hôte
Dans la mesure du possible, restez poli et mesuré dans vos échanges. Il est généralement mal vu de hausser le ton, d’interrompre, de critiquer les infrastructures et l’administration du pays que vous visitez (même si votre hôte était en accord avec vous, il est peu probable qu’il apprécie que vous lui fassiez remarquer les erreurs de son pays) et de faire des remarques généralement négatives. Il est important d’établir des relations détendues avec votre client, pensez à rester professionnel.
6. Réfléchissez avant d'agir
Les occasions ne manqueront pas ou vous pourrez faire des erreurs qui pourront vous coûter cher. Par exemple, attendez d’être rentré à l’hôtel avant de discuter des résultats d’un rendez-vous avec un collègue : on ne sait jamais quelles oreilles indiscrètes peuvent être assises juste derrière vous dans le bus ou le train. Évitez d’en dire trop sur les réseaux sociaux, même si les nouvelles sont bonnes ou si vous mourrez d’envie de raconter à vos amis vos aventures d’outre-mer.
Si c’est votre client qui paye l’hébergement, renseignez-vous auprès de sa secrétaire pour savoir quel hôtel elle recommande plutôt que de réserver d’office la suite présidentielle d’un cinq-étoiles.
7. Négociez intelligemment
D’un pays à l’autre, l’ambiance d’une salle de réunion sera forcément différente mais on obtient rarement gain de cause en criant plus fort que les autres. Évitez d’interrompre vos interlocuteurs, lisez entre les lignes et restez diplomatique dans vos propos.
8. Adoptez les habitudes locales à table
Celles-ci diffèrent beaucoup d’une culture à l’autre, il est donc primordial de vous renseigner avant de partir sur certains aspects de l’hospitalité locale : qui paye généralement l’addition ? Est-il acceptable de manger du pain avant le début du repas ? De manger avec les doigts ? Votre hôte s’attendra-t-il à ce que vous lui offriez un verre en début ou fin de repas ?
Certaines formes de politesse restent cependant universelles : on ne parle pas la bouche pleine, on évite de consulter son téléphone à table et on remercie son hôte avant de quitter l’établissement.
Enfin, vérifiez que vous n’offensez personne en amenant un collègue avec vous et évitez d’avoir l’air de profiter outre mesure de l’hospitalité de votre hôte.
9. Respectez la politique de votre entreprise en voyage d'affaire
La plupart des sociétés auront rédigé une politique de déplacement qui résumera les comportements attendus de leurs employés pendant leurs voyages - de la façon de rédiger vos notes de frais aux montants des nuits d’hôtel – et il est de la plus élémentaire politesse de la respecter, sans compter que dans certaines situations elle prévoit aussi des règles de sécurité.
En règle générale, une politique de déplacements d’entreprise comprendra des renseignements concernant :
- Les services à utiliser pour la réservation des vols, trains, hébergement et véhicules de location.
- L’usage des moyens de transport locaux (taxis).
- Les règles et limites concernant les frais de repas, de téléphone et autres nécessités sur place.
- Les règles de sécurité applicables aux personnes et aux biens matériels.
- Les règles régissant les cadeaux à faire aux clients ou reçus des fournisseurs.
- Les procédures à suivre pour obtenir l’autorisation d’un responsable avant une dépense.
- La façon de payer et d’obtenir le remboursement des frais encourus pendant un déplacement.