Ecrire une politique voyage d'entreprise efficace
L'organisation de déplacements professionnels nécessite de prendre en compte une multitude de paramètres, il est donc primordial d’établir une politique voyage bien construite. Les étapes clés de la création d’une politique voyage sont:
1. Définir vos objectifs.
La réduction des coûts, la sécurité de vos voyageurs et un certain type de confort leur permettant d’être efficaces et productifs lors de leurs déplacements.
2. S’assurer que votre politique voyage reflète les besoins de vos collaborateurs en déplacement.
Quelles sont les destinations les plus courantes de votre entreprise ? Quelle est la meilleure manière de s’y rendre ? Y a-t-il des besoins ou des considérations spécifiques liées aux activités de votre entreprise ?
3. Donner des options à vos voyageurs.
Tout le monde aime avoir le choix, alors permettez à vos collaborateurs de sélectionner eux-mêmes leur hôtel ou leur compagnie aérienne. Vous pouvez réduire les coûts en limitant par exemple l’accès à la première classe ou en fixant un tarif de chambre maximal.
4. Définir les lignes directrices claires concernant vos voyages d'affaires.
Votre politique voyage doit être exhaustive et répondre à toutes les questions envisageables.
5. S'assurer que votre politique voyage soit connue de tous.
Tous les documents pertinents doivent être facilement accessibles à tous les collaborateurs de votre entreprise, que ce soit via votre intranet ou une plate-forme de voyage. La politique doit être clairement communiquée et plus particulièrement à vos supérieurs hiérarchiques afin qu’ils puissent l’appliquer et l’expliquer si besoin.
Les clés d'une politique de voyage réussie
Lors de la rédaction de votre politique voyage vous devez penser à la nature de votre organisation - est-ce une entreprise plutôt stricte ou flexible ? Assurez-vous que cette dernière reflète aussi les règles de conduite de votre société.
Mettez en avant l’importance de ce document au sein de votre entreprise et invitez vos collaborateurs à en prendre connaissance. Mettez en évidence le processus à suivre en cas de situation d’urgence ainsi que les personnes à contacter.
Vous pouvez également étayer la façon dont vos voyageurs sont autorisés à combiner leurs déplacements d'affaires et personnels.
Responsabilisez vos collaborateurs en les laissant choisir leurs hôtels tout en imposant une limite de prix. Insistez également sur le fait qu’il sera facile d’obtenir un remboursement.
Enfin, réévaluez votre politique voyage régulièrement afin que cette dernière reste adaptée aux exigences changeantes de vos collaborateurs et de votre entreprise.
Que faut-il inclure dans votre politique voyage ?
Il existe de nombreux aspects à examiner avant d'écrire votre politique voyage d'entreprise. Bien que cette dernière reflète les besoins uniques de votre organisation et de vos collaborateurs, vous devrez prendre en compte ces quelques domaines fondamentaux :
- Réservations de compagnies aériennes, ferroviaires, hôtelières et de location de voitures.
- L'utilisation d'autres transports, tels que les taxis.
- Règles pour les dépenses sur place, y compris les repas, les divertissements et les appels téléphoniques.
- Sécurité relative aux voyages - à la fois en matière de sécurité personnelle et matérielle.
- Les règles concernant les cadeaux et les faveurs qui peuvent être achetés ou reçus pendant les voyages d'affaires.
- Le processus d'approbation que les collaborateurs et les gestionnaires doivent suivre.
- Le système de paiement de toute dépense encourue pendant le voyage.
Définir votre politique de frais de déplacement
Établir une politique de dépenses claire et équitable est vitale pour la santé de votre entreprise - une mauvaise gestion des frais de déplacement pourrait avoir un coût conséquent pour votre société. Voici nos recommandations pour vous aider dans la gestion de vos dépenses :
Voyage
Indiquez que les frais de déplacement couvriront uniquement les voyages d'affaires, qu'il s'agisse d'événements, de réunions ou de formations. Vous devriez également encourager vos collaborateurs à utiliser le mode de transport le plus économique, en tenant compte du temps de voyage prévu.
Hébergement
Responsabilisez vos collaborateurs en leur permettant de gérer eux-mêmes leurs propres dépenses lors de leurs déplacements, en instaurant tout de même une limite budgétaire à ne pas dépasser.
Vous pouvez par exemple fixer une fourchette de prix selon la localisation du voyage professionnel. Spécifiez que les chambres standards devraient être le type d’hébergement souhaité et stipulez clairement si votre entreprise couvrira les frais de minibar, Wi-Fi, etc.
Repas
Selon la culture de votre entreprise, vous pouvez être aussi explicite que vous le souhaitez avec votre politique de repas. Beaucoup d'entreprises trouvent plus facile d'offrir une formule journalière qui couvre le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. Aussi, n’oubliez pas de mentionner une section sur les boissons alcoolisées.
Pourboires
De nombreuses politiques voyage couvrent les pourboires à hauteur de 20%, mais seulement lorsque ces derniers sont déjà inclus dans la facture en tant que frais de service. Si l’un de vos collaborateurs décide de donner un pourboire pour toute autre chose, cela devra être de sa propre poche.
Divertissement
Le divertissement peut couvrir l'alimentation ou encore les sorties évènementielles avec un client. Le moyen le plus efficace de gérer ces dépenses est de, là aussi, fixer un seuil à ne pas dépasser. Il est également conseillé d'obtenir une approbation pour tout remboursement au-delà de ce montant.
Comment prévoir votre budget ?
L'utilisation de données sur les habitudes de vos collaborateurs en déplacement ainsi que les dépenses précédemment utilisées est essentielle afin d’établir des prévisions sur l’année.
Ils voyagent et consomment de différentes façons, à différents endroits et à différentes fréquences. Cependant, avoir des données sur le coût moyen des vols, de l'hébergement par nuit et des transports vous permettra de planifier votre budget avec précision et ainsi anticiper les dépenses pour l'année à venir.
Instaurer une limite budget
La plupart des collaborateurs en déplacement souhaitent ce qui convient le mieux à leur entreprise - et de nombreuses sociétés trouvent que donner à leurs voyageurs la liberté de gérer leurs dépenses est en réalité un bon moyen de réduire les frais excessifs. La clé du succès est de laisser à vos collaborateurs la liberté de gérer leurs dépenses tout en leur fixant un plafond autorisé pour chacun de leurs déplacements.
Par exemple, les frais de restauration peuvent être définis comme une allocation générale par jour, ce qui donne au voyageur le choix de dépenser individuellement le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.
En ce qui concerne la réservation de l’hébergement, donnez à vos collaborateurs le choix d'une chambre standard dans n'importe quel hôtel d’un standing défini ou fixez un prix maximum par nuit.
Pour le transport, une politique voyage d'entreprise doit clairement conseiller aux collaborateurs de choisir la méthode la plus rentable compte tenu du temps de trajet. La plupart des personnes en déplacement accepteront de se limiter à la classe économique pour les trajets de courte durée.
Gérer les demandes de remboursement
Il est important que vos collaborateurs aient un accès facile au processus de remboursement de leurs dépenses. Demandez-leur de remplir un formulaire de dépenses et décidez si vous souhaitez qu'ils fournissent des reçus pour toutes leurs dépenses, ou juste celles qui dépassent un certain montant.
Donnez à vos collaborateurs une période limite pour la soumission de leurs dépenses - cela aidera votre entreprise à maintenir un flux de trésorerie stable et précis. De même, faites-leur savoir quand ils doivent s’attendre à recevoir leur remboursement. Selon le montant dépensé, il peut être judicieux de préciser qui approuvera leurs dépenses.
Configuration des consignes et des procédures à suivre
Sachez qu’une politique voyage universelle n’existe pas. Si votre politique ne correspond pas à la nature de votre organisation, il est peu probable qu'elle réponde aux attentes de vos parties prenantes. En clair, votre politique voyage doit être adaptée à la culture de votre entreprise et être flexible quant aux besoins de vos collaborateurs, de votre industrie et de votre trésorerie. Elle doit également être largement diffusée et comprise par tous.
Il peut aussi être intéressant d’inclure une section sur les conséquences du non-respect de votre politique voyage d’entreprise.
Considérer les procédures de sécurité
La sécurité et le bien-être des collaborateurs doivent être au cœur de toute politique voyage en entreprise. Bien qu'ils soient en déplacements dans une autre ville, région ou même un autre pays, vous restez responsable de vos collaborateurs. Il est donc essentiel que votre politique voyage comporte une section spéciale évoquant les risques personnels ou politiques en cas de problèmes à l’étranger.
Insistez bien sur l’importance de la prise de connaissance de votre politique de voyage auprès de vos collaborateurs. Si ces derniers se rendent régulièrement dans des pays à hauts risques, rédigez une section supplémentaire sur ces pays en question.
Nous travaillons également en étroite collaboration avec l’organisation International SOS afin de vous offrir une assistance sur les formations de sécurité et médicale données au sein de votre entreprise.
Soumettre sa politique voyage à ses collaborateurs
Une fois votre politique voyage rédigée, vous devez vous assurer de la bonne lecture et compréhension de celle-ci auprès de vos collaborateurs. Enfin, choisissiez de soumettre votre politique sur un document imprimé, via l’intranet de votre société ou par email. Peu importe le moyen choisi, encouragez les feedbacks, ces derniers vous aideront à améliorer votre politique de voyage.