La Previsión Global de Precios para el Sector de los Viajes que CWT publica todos los veranos en colaboración con la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA, por sus siglas en inglés) pronostica un aumento de los precios de los billetes aéreos para 2019. En el caso de España, esa subida podría situarse en torno al 6,7 %, un porcentaje bastante superior al global (2,6 %) y un par de puntos por encima del esperado para el conjunto de los países de Europa Occidental (4,8 %).
El reto al que se enfrentan los compradores de viajes se complica al añadir a esta situación un sector aéreo cada vez más complejo, que combina unas tarifas básicas muy apetecibles con unos costes adicionales por servicios extra que pueden ser muy difíciles de calcular y prever.
Por otro lado, respetar las necesidades de los viajeros es cada vez más relevante en las empresas actuales, por lo que la compra y gestión de billetes aéreos se convierten en un rompecabezas de requisitos, control de costes, etc.
En muchos vuelos internos y europeos hace tiempo que las compañías aéreas pusieron en marcha sistemas de tarifas, en los que existe una tarifa básica, bastante barata, que solo permite el transporte del equipaje de mano y no admite cambios de reserva ni devoluciones.
Los siguientes niveles de tarifas sí posibilitan llevar piezas de equipaje adicionales o cierta flexibilidad con respecto a los cambios de última hora, con los consiguientes gastos extras.
Aunque las empresas parecen haberse acostumbrado a este tipo de tarifas, sigue existiendo el riesgo de que en realidad no tengan una visión clara del coste total que destinan a vuelos, y de que sus viajeros de negocios y quienes reservan los vuelos vean complicado encontrar las tarifas más convenientes. Además, cada vez son más las compañías que tienen en cuenta el bienestar de sus empleados y desean respetarlo. Así pues, ¿qué puede hacer un responsable de compras para mantener los costes bajo control?
Contabilizar los gastos adicionales
La contabilización posterior de servicios adicionales o cambios de reservas puede generar unos costes más elevados que los que se habían presupuestado originalmente. Por eso, las empresas han de definir claramente en su política de viajes qué servicios pueden o incluso deben reservar los viajeros corporativos. A veces reservar la tarifa más barata puede dar lugar a unos costes adicionales inesperados.
Además, en sus negociaciones con las compañías aéreas, los compradores deben asegurarse de que estos servicios adicionales se contabilizan en el volumen acordado. Y es que si solo se tienen en cuenta los gastos derivados de las tarifas básicas, el volumen acordado puede disminuir a lo largo del año.
El apoyo profesional, clave para las pymes
Las pequeñas y medianas empresas que no generan un volumen de vuelos suficiente para poder negociar sus tarifas, también pueden tomar medidas para mejorar sus condiciones. El primer paso consiste en encontrar una buena agencia de viajes de negocios que ofrezca atractivas tarifas negociadas. Otro elemento clave es la política de viajes. Especialmente en las empresas más pequeñas merece la pena optimizar y formular bien dicha política. Es necesario hacer recomendaciones claras y verificar el cumplimiento de las normas.
Las empresas, y esto también es válido para las grandes corporaciones, han de analizar los datos y comportamientos de los viajes. Solo así podrán saber si las reservas se realizan al margen de las políticas de viajes y actuar en consecuencia. Obviamente, esto es algo que lleva tiempo, y a veces las pymes no pueden permitirse su propia gestión de los viajes. En este caso, una opción es subcontratar ese servicio a un proveedor, como CWT. Los compradores también se beneficiarían de esta solución, puesto que ya no tendrían que familiarizarse con las particularidades del sector de los viajes de negocios.
Respetar las necesidades del viajero
El enfoque de muchas empresas ha cambiado en los últimos años y las necesidades de los viajeros son cada vez más importantes. A fin de cuentas, un empleado que viaja por trabajo satisfecho y sin estrés es más beneficioso y productivo para el negocio. Por otro lado, la reducción de costes sigue siendo un tema central en las empresas. Por eso, los gestores de viajes deben involucrar a los viajeros y a las personas que reservan sus vuelos en el diseño del programa de viajes y comunicar los éxitos conseguidos, lo que motiva el cumplimiento de las normas de empresa sobre este aspecto.
Los responsables de compras han de sacar las conclusiones correctas de los comentarios y análisis de datos que reciben para poder adquirir la oferta aérea más acorde con las necesidades de los empleados al mejor precio. Los vuelos deben ser objeto de un seguimiento coherente y periódico, para poder conseguir este objetivo.
Unos consejos prácticos
- Contabilizar los servicios adicionales con el fin de cumplir con los volúmenes negociados.
- Recoger las opiniones de los viajeros y analizar los datos de viajes para determinar la demanda con la mayor precisión posible.
- Buscar agencias de viajes asociadas con tarifas negociadas atractivas y, si es necesario, subcontratar la gestión o la compra de viajes (sobre todo en el caso de las pymes).
- Adaptar la política de viajes, formularla con claridad, darla a conocer y hacer que se cumpla de manera coherente.
- Comunicar los avances en reducciones de costes a la plantilla.
