La salud y la seguridad de sus empleados son asuntos primordiales para toda empresa, máxime cuando están de viaje, y más aún en el extranjero. Si bien los viajes de negocios se realizan sin problemas la mayor parte de las veces, a veces las cosas salen mal. Y cuando lo hacen, es necesario contar con procedimientos sólidos de seguridad y protección en viajes corporativos, para poder hacerles frente. Desde temas relativos a la salud y la seguridad personal hasta consejos sobre cómo moverse e interactuar con la población local, las empresas deben asegurarse de que sus empleados tengan todo lo que necesitan para estar seguros en el extranjero.
A continuación encontrarás un listado con los consejos necesarios para mantener a tus viajeros de negocios seguros mientras viajan.
Evaluación de riesgos e investigación del destino
Si tus empleados viajan a menudo a diferentes partes del mundo, he aquí algunos de los escenarios clave para los que has de prepararte:
- Malentendidos culturales. Asegúrate de que tus viajeros estén familiarizados con las costumbres locales para evitar dar un paso en falso. También es una buena idea que se informen sobre la etiqueta cultural y de negocios y que aprendan algunas frases en el idioma de destino. Así su viaje será lo más fácil posible.
- Clima adverso. Eventos como inundaciones, terremotos y huracanes son más comunes de lo que creemos en ciertas partes del mundo. Cerciórate de que tus viajeros están preparados para este tipo de emergencias, manteniéndote al día y manteniéndoles informados sobre los avisos meteorológicos con aplicaciones y herramientas propias.
- Disturbios civiles. La inestabilidad política puede afectar los planes de viaje y poner en peligro a los viajeros. El terrorismo es un riesgo añadido que también puede provocar graves trastornos. La mejor manera de garantizar la seguridad de los viajeros corporativos es seguir los consejos de viaje sobre el país de destino de sus viajeros.
- Leyes locales impredecibles. Actividades como beber alcohol o fumar están mal vistas en algunos países. En otros, podrían incluso ser ilegales. Recuerda que tus viajeros representan a la empresa durante el viaje, así que para evitar pasar vergüenza, o algo peor, investiga las leyes locales antes de que tus viajeros se arriesguen a incumplirlas por desconocimiento.
- Falta de apoyo médico. Viajar puede exponer a las personas a una serie de enfermedades y lesiones potenciales. Gana en tranquilidad asociándote con CWT, especialista en viajes corporativos. Trabajamos con International SOS, la empresa de seguridad médica y de viajes más grande del mundo.
Preparar a los empleados para los viajes internacionales
Si tus viajeros de negocios se trasladan de un país a otro, necesitarán tener acceso a información clave en cada etapa de su viaje. Garantiza la seguridad de los viajeros corporativos asegurándote de que tus empleados tienen en cuenta estos puntos:
- Los documentos de viaje. Tus trabajadores tendrán que demostrar su derecho a entrar en otros países si viajan al extranjero. Definitivamente requerirán un pasaporte, billetes de transporte y quizá un visado. CWT trabaja con la empresa de servicios de visados CIBT para ayudar en la tarea a veces ardua de obtener un visado para viajes internacionales. Así, el proceso es más eficiente y el viajero reduce su estrés. Además, es una buena idea guardar cualquier documento esencial, como los papeles de seguros, las confirmaciones de hotel y los detalles de alquiler de coches, en un lugar seguro para que no se pierdan.
- La maleta. Aparte de los documentos de viaje importantes, hay muchos otros artículos que los viajeros de negocios necesitan llevar en su viaje. Desde cargadores y adaptadores para portátiles hasta caramelos de menta para el aliento. Muchos son los artículos esenciales que no recordamos hasta que es demasiado tarde; asegúrate de que siguen una lista a la hora de empaquetar sus cosas.
- El destino. Es esencial que tus viajeros tengan todos los detalles que necesitan para llegar a su destino. Los viajeros pueden ponerse en peligro y perder un tiempo valioso si no saben a dónde ir en un país desconocido. Dales las instrucciones de viaje que necesitan y considera la posibilidad de reservar taxis desde el aeropuerto hasta el hotel en destinos impredecibles.
- Las costumbres locales. Conocer la etiqueta local puede evitar muchas meteduras de pata. Asegúrate de educar a tus empleados sobre las importantes diferencias culturales.
- Información de contacto clave. Tus viajeros deben saber cómo ponerse en contacto con International SOS, con los servicios de emergencia locales y con cualquier persona de la empresa que pueda ayudarles en caso de interrupciones u otros problemas.
Evitar problemas de salud a los viajeros
Si uno de tus empleados se pone enfermo durante su viaje, es poco probable que dé lo mejor de sí en las reuniones de negocios o que realice un buen trabajo. Aunque a menudo no se pueden predecir los problemas de salud, sí se puede planificar por adelantado cómo gestionarlos. Estas son algunas consideraciones relacionadas con la salud que han de tenerse en cuenta mientras se viaja:
- La disponibilidad de asistencia sanitaria. Cerciórate de que tus viajeros sepan dónde pueden obtener apoyo médico antes de necesitarlo. International SOS proporciona asistencia médica, clínica y de seguridad en todo el mundo y puede asesorar sobre qué hacer ante cualquier problema de salud, 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Seguridad alimentaria y del agua. Saborear la cocina local es una perspectiva que entusiasma a muchos viajeros. Sin embargo, es posible que algunas partes del mundo no tengan los mismos estándares de higiene que nuestro país de origen. Los viajeros deben evitar la comida callejera, y en particular platos como las ensaladas, que quizá no hayan sido lavados o preparados adecuadamente. Del mismo modo, los viajeros no deberían arriesgarse a consumir agua del grifo, sino beber agua embotellada.
- Amenazas para la salud y enfermedades. Las molestias estomacales, el mal de altura y la exposición al calor son algunos de los problemas médicos más comunes cuando se viaja al extranjero. Es importante saber cuáles son los remedios adecuados, sobre todo los que se venden sin receta, así que investígalo de antemano.
También es esencial que los viajeros de negocios reciban las vacunas necesarias en el país de destino y tengan un seguro de viaje completo que incluya repatriación médica de emergencia.
En los medios de transporte
Tus viajeros probablemente tomarán distintos medios de transporte terrestre en su viaje de negocios. Cuantos más utilicen, mayor será el riesgo. Procure que sus empleados sigan estos consejos de seguridad para viajeros corporativos:
- En coche. TDesplazarse por carretera es a menudo la manera más fácil y rápida de ir de un sitio a otro, así que si a tus viajeros se les permite conducir en un país diferente, es una opción que vale la pena considerar. Los viajeros necesitarán asegurarse de tener su carné de conducir con ellos en todo momento, y deben tener cuidado de reservar con empresas de alquiler de coches de confianza. Algunos destinos pueden tener normas de conducción muy diferentes, como por ejemplo, que los coches circulen por el lado opuesto de la carretera. Además, las rutas pueden estar congestionadas, lo que dificulta la navegación de los conductores, especialmente si están cansados después de un vuelo, por lo que un taxi puede resultar una opción más segura.
- Taxi. Si tus viajeros necesitan un taxi, aconséjales que usen uno de confianza y registrado. Si es posible, reserva con anticipación en lugar de que acepten uno en la calle.
- Transporte público. Los niveles de seguridad de un destino varían mucho de una ciudad a otra, e incluso de un barrio a otro según las horas del día. Para garantizar la seguridad de sus viajeros corporativos, investigue las opciones de transporte público por donde pasarán, o si se recomienda un automóvil con conductor.
Seguridad personal
A veces los viajeros de negocios se concentran tanto en sus reuniones o conferencias, que descuidan investigar los niveles de criminalidad, los estándares de seguridad y los vecindarios que deben evitar en destino. Asegúrate de educarlos en estas áreas clave:
- Los antecedentes de un país. Cualesquiera que sean los problemas domésticos a los que se enfrenta un país, procura mantener informados a tus viajeros al respecto. De esa manera, pueden permanecer vigilantes y evitar las zonas problemáticas en la medida de lo posible.
- Criminalidad y leyes. Algunos destinos son conocidos por su criminalidad, por la acción de los carteristas, etc. Averigua cuáles son los delitos más comunes en cada área y toma medidas para proteger a tus viajeros de ellos, ya sea poniéndoles un escolta o simplemente ofreciéndoles un lugar seguro para depositar sus objetos de valor.
- Formación en seguridad. No subestimes la posibilidad de mejorar la seguridad del personal a través de cursos sobre prevención de riesgos o sobre otras medidas de seguridad personal específicas.
En CWT, estamos disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana para reaccionar ante cualquier riesgo que tus empleados enfrenten en sus viajes. Tenemos representantes en todas las regiones del mundo que están listos para ayudar en una situación de emergencia. Junto a International SOS, la empresa de servicios de seguridad médica y de viajes más grande del mundo, te ayudamos a mantener a tus viajeros seguros en sus desplazamientos en todo momento
