Conseils au bon déroulement des déplacements professionnels : le guide pour assurer la sécurité de vos collaborateurs à l'étranger
La santé et la sûreté de vos collaborateurs sont des aspects essentiels de leurs déplacements, particulièrement à l'étranger. Tandis qu'un voyage d'affaires se déroule la plupart du temps sans accroc, personne n’est à l’abris d’un imprévu. Auquel cas, vous aurez besoin de procédures de sécurité robustes afin de pouvoir les gérer au mieux.
Qu’il s’agisse de questions relatives à la santé personnelle du voyageur, aux déplacements sur le terrain ou à la culture locale, un organisateur de voyages doit s'assurer que ses collaborateurs aient bien tous les éléments pour rester sains et saufs à l'étranger.
Voici alors tous les conseils nécessaires pour veiller à la sécurité de vos voyageurs d'affaires lors de leurs déplacements.
L'Évaluation des risques et les recherches sur la destination
Si vos collaborateurs voyagent régulièrement aux quatre coins du monde, voici des scénarios récurrents pour lesquels vous devriez vous préparer :
- Malentendus culturels. Assurez-vous que vos voyageurs connaissent bien la culture locale afin d’éviter tout faux pas. Il serait aussi judicieux pour vos collaborateurs de se documenter sur la culture et l’étiquette, et d’assimiler quelques expressions afin que leur voyage se déroule avec le moins d’entraves possible.
- Une météo défavorable. Des événements comme des inondations, des tremblements de terre et ouragans sont communs dans certaines parties du monde. Préparez vos voyageurs en les informant d'éventuelles alertes météorologiques avec des applications et outils comme CWT Safety and Security.
- Agitation civile. L'instabilité politique sur place peut affecter les déplacements professionnels et mettre en péril les voyageurs. Le terrorisme est un risque supplémentaire pouvant provoquer de fortes perturbations. La meilleure façon d'assurer la sécurité de vos voyages d'affaires est de suivre notre dernier conseil voyage et d’utiliser CWT Safety and Security pour le pays visité par votre collaborateur.
- Lois locales imprévisibles. Consommer de l'alcool ou encore fumer pourraient être des actions désapprouvées dans certains pays. Dans d'autres, elles pourraient même être illégales. Rappelez à vos voyageurs qu’ils représentent votre société pendant leur voyage, il faut donc éviter des situations embarrassantes ou plus grave encore. Effectuez des recherches sur les lois locales avant que vos voyageurs ne les entravent accidentellement.
- L'absence d'assistance médicale. Les déplacements peuvent exposer vos collaborateurs à un certain nombre de maladies et d'éventuelles blessures. Gardez une certaine tranquillité d'esprit en établissant un partenariat avec des spécialistes de voyages d'affaires CWT, travaillant avec SOS International, la plus grande société de prévention médicale et de sécurité relative aux voyages internationaux.
Préparer les collaborateurs pour un voyage à l’international
Si vos voyageurs d'affaires se déplacent dans différents pays, ils devront avoir accès aux informations clés à chaque étape de leur voyage. Assurez la sécurité des voyageurs en vérifiant que ceux-ci :
- Disposent des bons documents de voyage. Vos collaborateurs devront prouver leur droit d'entrer dans d'autres pays s'ils voyagent à travers le monde. Ils devront certainement disposer d’un passeport, de billets de voyage et parfois d’un visa. CWT établit un partenariat avec l'entreprise de services de visa CIBT pour vous accompagner dans cette tâche parfois laborieuse qu’est d’obtenir un visa pour l’étranger, soit moins de stress pour le voyageur. Il est judicieux de conserver ces documents essentiels (incluant l'assurance, des confirmations de réservations d'hôtel et des détails concernant la location de voiture) dans un endroit sûr afin d'éviter de les perdre.
- Fassent leurs bagages correctement. Une fois les documents de voyage essentiels mis de côté, il y a d'autres articles importants que vos voyageurs d'affaires devront emporter avec eux. Des chargeurs d'ordinateur portable et adaptateurs aux pastilles mentholées, il y a beaucoup de choses auxquelles ils ne pourraient pas penser jusqu'à ce que ce qu’ils en aient besoin. Assurez-vous qu'ils suivent une liste de contrôle de bagages.
- Sachent où ils doivent aller. Il est primordial que vos collaborateurs aient tous les détails sur leur destination. Les voyageurs peuvent se mettre en péril et gaspiller un temps précieux en se perdant dans un pays avec lequel ils sont peu familiers, donnez-leur donc toutes les informations de direction. Envisagez de pré réserver un taxi de l'aéroport à l'hôtel dans les destinations les plus imprévisibles.
- Aient conscience des coutumes locales. Connaître les protocoles locaux peut vous éviter des impolitesses et autres maladresses. Assurez-vous d'éduquer vos collaborateurs sur l’importance des différences culturelles.
- Disposent des informations clés. Vos collaborateurs doivent savoir comment entrer en contact avec SOS International, les services de secours locaux et quelqu'un interne à votre entreprise qui pourrait aider en cas de perturbation ou de problème.
Gardez vos voyageurs en bonne santé
Si vos collaborateurs ne se sentent pas en forme sur la route, il y a peu de chances qu’ils soient des plus performants durant leur meeting ou soient à même de produire un travail de qualité. Bien que les problèmes de santé soient difficilement prévisibles, vous pouvez gérer ceux-ci par anticipation. Voici certaines considérations relatives à la santé à garder à l’esprit en voyageant, y compris :
- La disponibilité de services médicaux. Vos voyageurs doivent savoir où ils peuvent obtenir une assistance médicale avant d’en avoir réellement besoin. SOS International fournit une assistance médicale, clinique et relative à la sécurité dans le monde entier et peut conseiller sur la conduite à adopter en cas de problèmes de santé, 24h/24, 7j/7.
- L’eau et l'alimentation. Profiter des saveurs de la cuisine locale est une perspective qui séduira beaucoup de voyageurs. Cependant, certaines parties du monde pourraient ne pas avoir les mêmes normes d'hygiène que celles auxquelles nous sommes habitués. Les voyageurs devraient dans ce cas éviter la « Street food » et particulièrement les plats comme des salades, qui pourraient ne pas avoir été correctement traitées, lavées et préparées. De même, les voyageurs ne devraient pas prendre de risques en buvant l'eau du robinet et opter plutôt pour l’eau en bouteille.
- Risques sanitaires et maladies. Estomac retourné, vertiges et exposition prolongée au soleil et à la chaleur sont certains des problèmes médicaux les plus communs lors des voyages à l'étranger. Soyez sûr de choisir les bons traitements en vente libre, et pour cela établissez vos recherches à l'avance.
Demandez à vos voyageurs de recevoir les vaccinations nécessaires avant de se rendre dans le pays en question et de s’assurer avant leur départ qu’ils disposent d’une assurance de voyage complète, incluant le rapatriement médical d’urgence.
Se déplacer
Vos collaborateurs emprunteront probablement différents moyens de transport durant leur déplacement professionnel. Assurez-vous que vos collaborateurs suivent ces conseils relatifs à la sécurité du voyageur quand :
- Ils conduisent. La voiture reste bien souvent le moyen le plus simple et le plus rapide pour commuter d’un point A à un point B. Si vos collaborateurs sont autorisés à conduire dans le pays en question, c’est une option à prendre en considération. Les voyageurs devront s’assurer d’avoir leur permis de conduire avec eux à tout moment et devront veiller à réserver leur véhicule auprès d’agences de location de confiance. Aussi, certaines destinations peuvent avoir des règles de circulation très différentes des nôtres. Les automobilistes pourraient par exemple rouler de l'autre côté de la voie. Les routes peuvent aussi être encombrées, rendant le trajet difficile pour le conducteur, surtout s’il est fatigué du voyage. Dans ce cas, un taxi est une option plus sûre.
- Ils utilisent le taxi. Si vos voyageurs ont besoin d'un taxi, assurez-vous qu'ils utilisent une entreprise honnête et enregistrée. Dans la mesure du possible, optez pour la pré-réservation plutôt que de monter dans le premier taxi rencontré dans la rue.
- Ils utilisent les transports publics. Les niveaux de sécurité sur place varient grandement d’une ville à une autre, même d’un quartier à un autre à certains moments de la journée. Pour assurer la sécurité de vos voyageurs d’affaires, faites des recherches sur les options offertes par les transports publics ou s’il est plutôt recommandé d’utiliser un chauffeur.
Sécurité personnelle
Parfois, vos voyageurs pourraient être si préoccupés par leur réunions ou conférences qu’ils pourraient négliger l’étape préalable de recherches sur le niveau de criminalité, des normes de sécurité ou encore des zones à éviter une fois arrivés à destination. Assurez-vous de les sensibiliser sur ces sujets :
- Le contexte. Quelques soient les problèmes internes au pays, il est indispensable que vous gardiez vos voyageurs informés. De cette façon, ils pourront rester vigilants et éviter les zones d'agitation.
- Les crimes et la loi. Quelques destinations sont renommées pour avoir de hauts niveaux de criminalité pour certains types de crimes. Les pickpockets par exemple. Renseignez-vous rapidement sur les crimes les plus communs sur place afin de prévoir les mesures nécessaires pour protéger les voyageurs d’affaires, qu’il s’agisse de faire appel à un garde ou encore d’un endroit sécurisé pour y disposer des objets de valeur.
- Les formations en sécurité. Assurez la sécurité de vos équipes via des formations en prévention des risques, ou encore des formations pour des mesures de sécurité personnalisées et spécifiques.
Chez CWT France, nous sommes disponibles 24h/24 7j/7 pour réagir rapidement à chacun des risques encourus par vos collaborateurs lors de leurs voyages d’affaires. Nous disposons de représentants dans toutes les régions du monde à même d’aider en cas d'urgence. En collaborant avec SOS International, la plus grande société de prévention médicale, nous veillons au bon déroulement des déplacements de vos voyageurs d’affaires, à tout moment de leur séjour. En savoir plus sur nos services aux voyageurs d'affaires.