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Tecnología para automatizar los informes de gastos

Adios al trabajo manual

CWT

¿Adiós a los tediosos informes de gastos de viaje?

Las nuevas tecnologías de pago minimizan los retos de los viajeros y sus informes de gastos

Si hay algo que casi todos los profesionales detestan de sus viajes de trabajo es la necesidad de reportar sus gastos de viaje para que la empresa proceda al reembolso de los mismos. A la incomodidad de recopilar facturas, tickets y demás justificantes de pagos y compras durante el viaje, se une la pereza de tener que rellenar pesados informes con todos los datos referentes a cada desembolso, a su vuelta a la oficina. Eso cuando no tienen que justificar con largas explicaciones algunos de esos gastos.

Las nuevas tecnologías y métodos de pago no solo suponen ventajas a la hora de poder pagar sin dinero metálico, sino que también están simplificando todas las tareas relacionadas con el reporte de los gastos derivados de un viaje de trabajo.

‘Lodge cards’ y BTAs

Muchas empresas ya usan ‘lodge cards’ o ‘Business Travel Accounts’ electrónicas, unas soluciones orientadas al pago por adelantado de todos los gastos de viaje posibles con fondos de la empresa titular de las mismas. De esta forma, las compañías optimizan los gastos de viaje y el tiempo empleado en su gestión, a la vez que mejoran el control de recursos y simplifican la vida de sus empleados.

El futuro de los informes de gastos

Pero si hay algo en lo que estas nuevas tecnologías de pago también pueden tener un gran impacto es en simplificar y modernizar la forma en que se realizan los informes de gastos.

Según Dave Holmes, vicepresidente para pagos en CWT, en un futuro no muy lejano las tarjetas virtuales y prepago podrán ser desplegadas en monederos móviles. Esto implicará que todos los datos capturados al realizar pagos podrán ser transferidos automáticamente y de manera dinámica al informe de gastos del viajero, para que este no tenga que hacerlo a su vuelta a la oficina.

Hasta ahora, aunque se trabaje con una plataforma electrónica para la gestión de los gastos de viaje, es necesario que el viajero realice cierto trabajo manual. En el futuro, la tarjeta virtual alimentará directamente y de forma continua dichos informes. Y, además, nos recordará que saquemos una foto de una factura o ticket cada que vez que realicemos un pago por teléfono, de forma que no tengamos que recordar ese pago más adelante ni tengamos que añadirlo a posteriori en el informe. La experiencia será mucho más interactiva y fluida y eliminará muchas de las tareas que se suelen realizar cuando se vuelve a las oficinas.

Todas estas novedades tecnológicas permitirán a los viajeros realizar sus informes de gastos durante el propio viaje y de manera automática, de forma que sean mínimos los datos que tienen que introducir de forma manual más adelante y que se reducirán a añadir categorías o similares.

 

Cómo simplificar los informes de gastos

Dave Holmes propone tres sencillos consejos que facilitarán la vida a los viajeros a la hora de gestionar sus informes de gastos en la actualidad.

  • Crea un álbum con imágenes de facturas y tickets en tu teléfono móvil. Acostúmbrate a sacar una foto con tu móvil a todo certificado de pago que tengas. De esta forma si al volver a la oficina, no encuentras alguno de los tickets o más adelante te das cuenta de que hay algún dato erróneo en el informe, siempre tendrás una prueba digital de ese gasto concreto.
  • Los gestores de viajes deberían familiarizarse con el uso de las tarjetas virtuales, porque eliminan la necesidad de acudir a plataformas de gestión de gastos para introducir de forma manual esas transacciones concretas realizadas con dichas tarjetas. Este simple paso ayuda a solventar muchos de los desafíos relacionados con la conciliación de gastos referentes a pagos de hoteles.
  • Los viajeros de negocios deberían familiarizarse con los pagos móviles. Muchos dispositivos cuentan ya con soluciones de pago y monederos móviles, que permiten vincular una tarjeta de crédito, personal o de empresa, para realizar abonos de forma sencilla. Los pagos móviles son el futuro y hay que empezar a acostumbrarse a ellos.

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