Les déplacements professionnels représentent une part significative du budget global de votre entreprise. Disposer d’une politique de voyage viable peut être un facteur clef du succès de votre société.
Qu’il s’agisse d'aider vos collaborateurs à comprendre votre politique ou de la mise en pratique de directives et procédures spécifiques, s’assurer de l’application en conformité de votre politique est indispensable pour l’atteinte de vos objectifs en terme de gestion des voyages d'affaires.
Qu’est ce qui contribue à une bonne application votre politique voyage ?
Offrir plus de liberté et donner plus de responsabilités à vos collaborateurs quant à leur propre organisation de voyages d’affaires pourrait en réalité aider à réduire les dépenses globales plutôt que de les augmenter.
Cependant, chaque société a sa propre façon de gérer ses voyageurs, il n’y a pas d’approche générale permettant de s’assurer qu’ils respectent la politique de voyage interne. Ainsi, penchons nous sur ce qui pourrait faire que les collaborateurs ne soient pas en conformité avec votre politique de voyage d'entreprise.
- Une politique mal communiquée
Si vos collaborateurs n’ont pas connaissance de la politique voyage interne de l’entreprise, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'elle soit respectée. La première étape vers une mise en application efficace de votre politique de voyage est de s'assurer que celle-ci soit largement diffusée.
Vous pouvez communiquer cette dernière sur un document papier, sur l'Intranet ou encore par email. Les canaux appropriés différeront selon les organisations et il est essentiel de savoir lequel de ces moyens présents au sein de votre entreprise sera le plus efficace pour atteindre vos collaborateurs.
- Une politique incomprise
Votre politique de voyage d'entreprise est-elle claire et facile à comprendre ? En invitant des salariés à donner leur feedback, vous pourrez les aider à saisir les directives et les procédures à connaitre et ainsi répondre à toutes questions éventuelles. Procéder de la sorte les aidera à mieux comprendre comment appliquer la politique en toute conformité.
Vous pourrez en plus recueillir leurs suggestions pour vous assurer que votre politique de voyage entreprise évolue de façon cohérente et s'améliore en fonction des besoins de vos collaborateurs et de votre société.
- Une politique accidentellement entravée
La plupart des voyageurs d'affaires veulent faire ce qui est juste pour leur entreprise, mais il n’est pas improbable que ceux-ci entravent la politique sans même s’en rendre compte. C’est souvent parce qu’elles ne statuent pas clairement si certaines règles sont obligatoires ou non.
Améliorez la mise en application de votre politique de voyage au sein de votre organisation en mettant vos collaborateurs au courant des directives et des procédures en place. Pour ce faire, vous devez d'abord avoir une politique couvrant tous les volets du déplacement professionnel, des réservations auprès des compagnies aériennes aux réservations d'hôtel et mode de transport à choisir une fois sur place.
Elle doit aussi contenir des conseils clairs sur des sujets comme les procédures d'approbation, les postes supplémentaires de dépenses ainsi que les cadeaux ou autres faveurs. Les voyageurs d’affaires auront ainsi connaissance de ce qui est attendu à chaque étape de leur déplacement.
Vous avez besoin de conseils pour l’écriture d'une politique de voyage d'entreprise efficace? Jetez un œil à notre guide pratique.
- Une politique ignorée
Selon une étude menée par la London School of Economics, il y a certains points de la politique que les voyageurs d'affaires ont tendance à ignorer plus que d'autres. Obtenir l'approbation avant de faire une réservation et respecter les restrictions de prix pour des billets d'avion et chambres d’hôtels sont les règles les plus susceptibles d’être entravées.
Vous pouvez améliorer le respect de ces règles en utilisant des programmes comme votre outil de réservation en ligne, n’affichant que les billets d’avions et options de logement pour déplacement professionnel étant en accord avec les directives de votre politique, ne permettant ainsi aucune entrave par le collaborateur.
5 façons d'améliorer l'application de votre politique voyage
Les méthodes employées pour assurer la conformité des déplacements professionnels doivent être adaptées à votre culture d'entreprise, à vos collaborateurs, au secteur et à l'économie. Il y a cependant un certain nombre de stratégies permettant d'améliorer l’application de votre politique de voyage. Cela constitue un bon point de départ pour renforcer vos directives et les procédures liées aux voyages professionnels.
Sensibilisez vos voyageurs
Il est commun d’impliquer les collaborateurs dans quelques initiatives les affectant, et c'est particulièrement important au moment d’écrire une politique de voyage d'entreprise. Aussi, le document devra être diffusé dans sa totalité par email, sur l'Intranet ou encore sur un document imprimé. Il faudra également veiller à prendre le temps nécessaire pour guider vos collaborateurs autour des processus les concernant le plus.
Une bonne façon de procéder serait de mettre en place des séminaires ou formations portant sur la manière de réserver des hôtels, de changer de compagnie aérienne ou encore renseignant sur la procédure d'approbation. L’idéal serait que cette formation sur les voyages d'entreprise fasse partie intégrante du programme d'intégration des nouveaux collaborateurs. Ainsi, les nouveaux entrants seraient sensibilisé à vos directives concernant les voyages professionnels dès le premier jour, améliorant naturellement la conformité des déplacements au fil du temps.
Faire appel à une agence de voyages d'affaires
Collaborer avec un spécialiste de la gestion des voyages d'affaires peut largement contribuer à l’application en conformité de votre politique. S'associer avec une entreprise comme CWT France vous donnera accès à un logiciel novateur, vous fournissant une vue d'ensemble complète sur les dépenses effectuées, en sachant qui a dépensé quoi et à quel moment. Vous saurez ainsi immédiatement si un voyageur a effectué une réservation n’entrant pas dans les limites fixées par votre politique.
Soucieux de vous faire connaître les dernières tendances et les meilleures pratiques concernant les politiques de voyages d'entreprise, notre expertise vous placera en tête de course et devant vos concurrents lorsqu'il s'agira de définir et de faire respecter une politique de voyage efficace.
Communiquer les directives
Le succès de votre politique de voyage d’entreprise repose sur la manière dont celle-ci a été communiquée. Il ne suffit pas simplement d’envoyer un email à tous vos voyageurs d'affaires avec la politique de voyage attachée au courriel. Il est important d’engager activement vos collaborateurs pour s'assurer que celle-ci soit bien assimilée.
Clarifiez les plateformes de réservations à utiliser, le type de dépenses qu'ils pourront passer en note de frais et les points clés, en veillant à expliquer clairement pourquoi ces décisions ont été prises. Pour améliorer l’application en conformité de votre politique, il faut constamment communiquer avec vos collaborateurs sur le sujet.
Vous pourrez aisément entretenir une bonne communication à l’aide de programmes comme CWT Program Messenger. Vous serez à même de contacter vos voyageurs d'affaires rapidement pendant leur déplacement dans le cas où vous devriez leur rappeler la politique ou les tenir informés d’un quelconque changement.
Utiliser des outils de réservation en ligne
Disposant d’un large panel d’outils à la pointe de la technologie sur le marché, votre société a un grand choix de logiciels novateurs à sa disposition pour optimiser l’application en conformité de sa politique de voyage d’entreprise. Certains outils permettent aux managers et décisionnaires de s'assurer que les voyageurs son bien en règle avec la politique instaurée.
Le logiciel CWT AnalytIQs par exemple vous permet d’être notifié en temps réel si l’un de vos voyageurs venait à effectuer une réservation en dehors de la politique. Vous pourrez entrer en contact avec lui par messagerie privée pour l’aider à prendre de meilleures décisions. Cet outil vous concède le pouvoir de remarquer directement une infraction à votre politique et de réagir immédiatement, de quoi suivre vos dépenses liées aux voyages d'entreprise de près.
Encadrer les notes de frais
Des règles claires et concises sur les dépenses sont essentielles à n'importe quelle politique de voyage. Si une quelconque confusion venait à apparaître concernant les dépenses autorisées, par exemple concernant les frais du room service, ceci pourrait avoir des incidences pour votre société ou votre voyageur, engendrant des dépenses significatives qui auraient pu être évitées.
Pour palier à ceci, tous les aspects relatifs à l’hébergement, aux repas, aux pourboires, aux divertissements et aux voyages supplémentaires doivent être statués dans une procédure de remboursement ferme. Refuser de rembourser un voyageur sur des notes de frais incorrectes est une solution simple mais efficace afin de les dissuader d’enfreindre à nouveau la politique, améliorant ici aussi l’application en conformité de celle-ci.
Mesurer la conformité avec votre politique interne
Pour améliorer la conformité des déplacement avec votre politique, vous devez être à même de pouvoir mesurer les performances en définissant des objectifs et indicateurs pour :
- Optimiser le temps
Notez combien d'heures vous et vos voyageurs passez sur l’organisation d'un déplacement professionnel et comparez-les sur une période de temps donnée, allant de plusieurs semaines à plusieurs mois. Vous pourriez réaliser que vous êtes apte à aider vos collaborateurs à devenir plus productifs sur la route grâce à des applications comme CWT To Go.
L’application viendra synchroniser les horaires de voyage des collaborateurs avec le calendriers de travail présent sur leur smartphone, leur donnant les informations clés concernant leur voyage quand ils en ont besoin, leur libérant ainsi plus de temps pour se concentrer sur leur travail.
- Optimiser le budget voyage
CWT AnalytIQs vous offre un aperçu complet en temps réel de vos dépenses en voyages d’entreprise et fourni une analyse détaillée de chaque poste de dépense. Ceci permet de mesurer vos dépenses réelles par rapport au budget définit en amont et de tirer ainsi des conclusions justes. Vous serez à même de prendre des décisions financières pour chaque postes de dépense.
- Réduire les dépenses voyage
Le programme CWT AnalytIQs affiche également des analyses en temps réel sur la manière dont votre budget voyage est dépensé. Vous pourrez ainsi identifier facilement les opportunités d’économiser et suivre au mieux les directives et procédures de remboursements.
- Améliorer la satisfaction de vos collaborateurs
En recueillant régulièrement les avis concernant les besoins et volontés de vos voyageurs, votre entreprise peut apporter des modifications nécessaires aux directives et aux procédures existantes, améliorant ainsi l'engagement de vos collaborateurs et optimisant l’usage conforme de votre politique.
Une politique interne de voyage professionnel vous aidera à réduire vos dépenses, vous accompagnera dans l’atteinte de vos objectifs et améliorera la sécurité de vos collaborateurs. Mais vous ne verrez que difficilement ces avantages si vos voyageurs d'affaires ne se conforment pas à celle-ci.
Il suffit de se pencher sur les faits : les entreprises avec des taux de conformité de plus de 80% dépensent moins par voyageur d'affaires, selon le Chartered Institute of Procurement and Supply. Pour atteindre cela, vous vous devez d’être flexible par rapport aux besoins de vos collaborateurs, de votre entreprise et du secteur en question.
En tant qu’agence leader du voyage d'affaires, CWT France vous accompagne dans l’optimisation de votre politique de voyage en maintenant vos collaborateurs heureux et vos dépenses voyage au plus bas. En savoir plus sur la façon d’améliorer l’application de votre politique voyage entreprise.