Economiser sur ses voyages d’affaires peut se révéler plus compliqué qu’il n’en a l’air – surtout si vous vous avez de nombreux collaborateurs dans différents endroits à différents moments. Il existe cependant toujours un moyen de garder les dépenses au plus bas sans avoir à compromettre sur la qualité de voyage ou la sécurité de vos voyageurs.
Grâce à la technologie offerte par notre agence, vous pouvez réaliser des économies à chaque voyage d’affaire – et faire en sorte que vos collaborateurs et service financier soient tous satisfaits. Découvrez les 10 manières d'économiser sur les voyages d'affaires.
1. Révisez votre politique voyage
Des réservations de vols aux allocations repas tout en passant par les dépenses variées, il y a beaucoup de détails à prendre en compte lors de la rédaction d’une politique voyage, beaucoup de choses peuvent passer à travers les mailles du filet. Il est donc nécessaire de ressortir votre politique voyage et de considérer si celle-ci prend en compte toutes les situations de voyage qui peuvent survenir dans votre organisation.
Commencez par vous concentrer sur les points importants – un processus d’approbation, ainsi qu’un guide sur les modalités de réservation de vols et accommodations ou encore la prise en charge des dépenses sur site. Mettez en place un règlement clair qui aidera vos collaborateurs à prendre des décisions en accord avec celui-ci et évitera des frais supplémentaires injustifiés lors de leur prochain déplacement professionnel. Si vous n’avez pas de politique voyage en place, découvrez notre guide sur la rédaction d’une politique voyage.
2. Mettez en place un procédé d'autorisation avant le départ
L’une des manières les plus simples de réduire vos frais de déplacements professionnels est par la mise en place d’un procédé d’approbation des réservations avant le départ de vos collaborateurs. En indiquant qui a besoin d’être autorisé à partir en voyage d’affaire et les détails des réservations vous n’aurez plus à effectuer d’annulations non nécessaires qui peuvent impliquer des frais supplémentaires.
Si vous êtes en partenariat avec une agence de gestion de voyages d’affaires, profitez des avantages qu’offre leur outil de réservation en ligne. Cela vous aidera à avoir une meilleure idée des options qui sont à votre disposition lors de vos réservations. Le logiciel CWT vous permet de choisir quels collaborateurs peuvent effectuer leurs réservations de vols et hôtels et de garder un œil sur ceux-ci en quelques clics. Vous pouvez donc intervenir très facilement si ces réservations vont à l’encontre de votre politique voyage.
3. Faites des économies sur les vols
Les billets d’avion peuvent être très cher, réfléchissez donc bien avant d’effectuer votre réservation. Etre flexible sur la compagnie aérienne utilisée ainsi que sur vos dates de voyage peut vous permettre de réaliser de grandes économies, tout comme en faisant en sorte de voyager uniquement en classe économique. Cependant, une fois réservé, il est préférable de ne pas avoir à modifier votre réservation, réservez des tickets avec une option pour changer les modalités de votre retour seulement lorsque cela est nécessaire à votre voyage d’affaires.
Recevoir des notifications lors de promotions ou offres spéciales de la part des compagnies aériennes peut vous aider à réduire vos frais de déplacements professionnels de façon considérable. Le logiciel de gestion de voyages d’affaires de CWT passe en revue toutes les offres disponibles afin de vous proposer les meilleurs tarifs lors de votre réservation. Notre outil de surveillance des prix – proposé par Yapta’s FareIQ – annulera instantanément votre billets et effectuera une nouvelle réservation si un tarif plus abordable est proposé pour votre destination, vous aidant à réaliser encore plus d’économies. Grâce à cet outil nos clients économisent en moyenne 140€ par ticket.
4. Economisez sur vos chambres d'hôtels
Les tarifs d’une chambre d’hôtel peuvent varier du simple au double, même pour le même hôtel, faire preuve d’ingéniosité peut vous faire réaliser de nombreuses économies. Vous pouvez décider de laisser le choix de l’accommodation à votre collaborateur – faites juste en sorte que celui-ci dispose d’un budget prédéfini. Vous pouvez également spécifier que les réservations doivent être effectuées seulement sur des chambres d’hôtel standards et si vous prenez en charge les frais de minibar, wifi, etc.
Si vous voulez être en charge des réservations, faites vos recherches. Notre Plateforme CWT Hotel Intelvous donne accès aux avis de nombreux voyageurs d’affaires qui ont séjournés dans les hôtels qui vous intéressent. Si vous restez régulièrement dans le même hôtel, nous pouvons également vous aider à négocier des tarifs plus attractifs. Vous pouvez également garder un œil sur les économies effectuées grâce à notre outil de surveillance des prix - proposé par Yapta’s FareIQ – qui annule votre réservation et refait cette dernière si un tarif plus intéressant apparait. Nos clients économisent en moyenne 100€ par réservation.
5. Mettez en place un budget réaliste
Vous réaliserez rapidement que laisser vos collaborateurs en charge de leurs frais de déplacement peut vous aider à réaliser des économies importantes. Vous pouvez mettre en place un plafond de dépense par jour, en donnant à vos voyageurs le choix sur comment ils dépensent ce quota pour leur petit-déjeuner, déjeuner et diner. Vous ferez bien sûr toujours face à des exceptions – par exemple ce diner dans un restaurant 5 étoiles avec un de vos plus important client. En ce qui concerne le transport, vous devriez conseiller à vos collaborateurs de choisir la méthode la plus appropriée tout en considérant quelle méthode est la plus efficace. Cela peut vouloir dire les laisser prendre leur propre véhicule et rembourser les frais de déplacement.
6. Prévoyez
La règle d’or lorsque l’on considère faire des économies. Dans le monde du voyage d’affaires, il est toujours sage de réserver son mode de transport et d’hébergement à l’avance de façon à réaliser des économies importantes car les réservations de dernière minute sont souvent bien plus chères.
Grâce à CWT Trip Estimator vous pouvez déterminer le prix de vos billets à l’avance ainsi que les tendances en ce qui concerne les tarifs, les avis et bien plus encore. Pensez également à combien de personnes sont nécessaires pour ce voyage d’affaire – avez-vous vraiment besoin d’envoyer un collaborateur à une réunion si vous disposez de quelqu’un déjà sur place qui peut couvrir le sujet ?
7. Gardez en tête qu'il y aura des frais supplémentaires
Certains frais supplémentaires comme le WIFI, parking peuvent très rapidement vous conduire à une très mauvaise surprise à la fin d’un voyage d’affaire – surtout lorsque vous pensiez que tout était réglé. Certaines agences de gestion de voyages d’affaires peuvent vous fournir un package tout compris qui prend en compte ces dépenses additionnelles, vous aidant à avoir une meilleure idée du budget nécessaire et à garder le contrôle sur vos dépenses.
8. Aidez vos collaborateurs à être plus productif pendant leur voyage d'affaires
Si vos voyageurs d’affaires passent moins de temps à organiser leurs déplacements professionnels, ils peuvent se concentrer sur leur travail – ce qui les rend plus productifs pour votre entreprise. Faire en sorte que leur voyage d’affaires se déroule de la façon la plus facile possible les aidera à rester plus concentrés pendant leur déplacement.
Vous pouvez facilement vous aider d’un logiciel pour cela – par exemple, notre application CWT To Go synchronise le planning de vos collaborateurs avec leur smartphone et leur donne accès à toutes les informations nécessaires pour leur déplacement professionnel. Nous partageons également les informations locales ainsi que les offres promotionnelles, afin de les aider à respecter le budget qui leur a été donné tout en restant le plus efficace possible.
9. Faites vous aider par une agence de gestion de voyages d'affaires
S’abonner aux services d’un spécialiste en déplacements professionnels peut baisser vos dépenses de façon considérable. Experts en la matière, chez CWT nous collaborons avec des organisations à travers le monde pour vous offrir des voyages d’affaires et nombreux services personnalisés – et nos technologies à la pointe de l’industrie peuvent vous aider à réaliser de nombreuses économies, gagner en temps mais également en sérénité.
En réalisant un partenariat avec une agence comme CWT, vous aurez accès à des tarifs préférentiels sur vos vols, hébergements mais également à toutes les offres et promotions qui peuvent vous être utile une fois sur place. De plus, notre logiciel CWT AnalytIQs à la pointe de la technologie regroupera toutes les informations allant de vos frais de réservation aux frais additionnels comme par exemple les repas sur site. Cela vous donnera une vue d’ensemble sur vos voyages d’affaires et vous aidera à prendre les décisions appropriées en ce qui concerne vos dépenses.
10. Récompensez vos employés - et votre organisation
A chaque fois que l’un de vos collaborateurs choisi l’option la plus appropriée, il vous fait économiser de l’argent, et sur la durée cela peut représenter une somme considérable. Pourquoi ne pas leur donner une récompense afin de récompenser leurs efforts ? Cela peut-être un bon d’achat dans leur magasin favori ou encore des congés supplémentaires – Remercier vos voyageurs pour vous faire économiser leur donnera envie de continuer sur cette voie et garder vos dépenses au plus bas.
Vous pouvez également faire des économies supplémentaires en profitant au maximum du programme de fidélité pour entreprises. L’inscription est gratuite et votre organisation récolte des points à chaque réservation, vous pouvez échanger ces points contre des réductions sur des vols, surclassements sur vos chambres d’hôtel ou même locations de véhicules.
Les points ci-dessus ne sont que quelques exemples sur les façons dont vous pouvez économiser sur vos voyages d’affaires. Cependant, chaque organisation est différente et notre équipe d’experts peut vous aider à créer un programme personnalisé qui conviendra à chacun de vos collaborateurs, à votre industrie et également à votre budget – et vous aider à faire des économies sur le long terme.