Toimivan matkustuspolitiikan laatiminen
Liikematkoja järjestettäessä on paljon huomioon otettavaa, joten on järkevää, että yrityksellä on käytössään matkustuspolitiikka. Kaikkien asiaankuuluvien käytäntöjen määrittäminen auttaa pitämään työntekijät turvassa ja samalla vähentämään yrityksesi matkakuluja. Joitakin keskeisiä vaiheita yrityksen toimivan matkustuspolitiikan laatimiseksi ovat muun muassa seuraavat:
- Tavoitteiden määrittely
Näitä voivat olla esimerkiksi kustannusten pitäminen kursissa, työntekijöiden turvallisuuden ja viihtyvyyden varmistaminen ja heidän auttamisensa matkapäätöksiä tehtäessä.
- Varmista, että yrityksen matkapolitiikka vastaa matkustajien tarpeita
Mieti, mitkä ovat liikematkustajiesi yleisimmät matkakohteet ja miten niihin pääsee parhaiten. Entä onko sinulla yrityksesi toimintaan liittyviä erityistarpeita tai -näkökohtia?
- Anna työntekijöillesi vaihtoehtoja
Kaikki haluavat valita, joten yritä antaa myös työntekijöillesi mahdollisuus valita hotelli tai lentoyhtiö. Voit pitää kustannukset kurissa rajoittamalla hotellin tähtiluokitusta tai lentolippuluokkaa.
- Selkeiden ohjeiden asettaminen kaikille matkustamiseen liittyville osa-alueille
Matkapolitiikan on oltava riittävän kattava, jotta se ei jätä sijaa epäilyksille - tämä koskee kaikkea lentoyhtiön varaussäännöistä liikelahjojen hyväksymiseen.
- Varmista, että kaikki tietävät mikä on vallitseva matkustuspolitiikka
Kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen on oltava helposti kaikkien saatavilla joko intranetin tai valitun matkustusjärjestelmän kautta. Toimintaperiaatteista on tiedotettava selkeästi kaikille, myös esimiehille, jotta he voivat valvoa niiden noudattamista.
Parhaat käytännöt yritysten matkustuspolitiikassa
Kun laadit yrityksen matkustuspolitiikkaa koskevaa dokumenttia, aloita miettimällä organisaatiosi luonnetta - onko se melko tiukka vai rento? Varmista, että matkustusohjeesi noudattaa samaa sävyä.
Korosta, miten tärkeää on, että työntekijäsi lukevat asiakirjan, myös oman turvallisuutensa vuoksi, ja selvitä, mitä heidän on tehtävä hätätilanteessa ja keneen heidän on otettava yhteyttä.
Katso että dokumentti pitää sisällään tiedon miten liikematkustajien tulisi päästä lentokentälle ja sieltä pois, sekä missä määrin liikematkustajat saavat yhdistää vapaa-ajan matkansa työmatkaan.
Anna työntekijöillesi valinnanvaraa tarjoamalla heille mahdollisuus valita hotelli. Voit vaikuttaa vaihtoehtoihin asettamalla tähtiluokitukselle tai huoneen hinnalle yläraja. Painota myös, että matkakäytäntösi noudattaminen takaa lisäkulujen sujuvan ja helpon korvaamisen. Jatka yrityksen matkustusperiaatteiden tarkistamista ja muokkaamista. Joustavuus on avainasemassa, ja matkustuspolitiikkasi tulisi olla avoimia työntekijöidesi ja yrityksesi muuttuville vaatimuksille.
Muistuta ylempiä johtajia siitä, että tämä koskee sekä heitä että yrityksesi matkustavaa henkilökuntaa. Kun kaikki noudattavat sovittua käytäntöä, se auttaa yritystäsi tarjoamaan tehokkaampaa tukea strategisille yhteistyökumppaneille sekä mahdollistaa kulubudjetin paremman hallinnan.
Mitä yrityksen matkustuspolitiikkaan tulee sisällyttää
Liikematkustamiseen liittyy monia näkökulmia, jotka on otettava huomioon ennen kuin voit laatia yrityksen matkustussäännöt. Vaikka sääntöjen tulisi heijastaa yrityksesi ja työntekijöidesi yksilöllisiä tarpeita, sinun on mietittävä säännöstöt näille keskeisille alueille:
- Lento-, rautatie-, hotelli- ja vuokra-autovaraukset..
- Muiden kulkuneuvojen, kuten taksikyytien käyttö.
- Paikan päällä tapahtuvaa kulutusta koskevat säännöt, mukaan lukien ateriat, viihde ja puhelut.
- Matkustamiseen liittyvä turvallisuus - sekä henkilökohtaisen turvallisuuden että työmateriaalin osalta.
- Säännöt, jotka koskevat liikelahjoja ja palveluksia, joita voidaan ostaa tai vastaanottaa työmatkan aikana.
- Hyväksymisprosessi, jota työntekijöiden ja johtajien on noudatettava.
- Järjestelmä matkan aikana aiheutuneiden kulujen maksamiseksi.
Matkakustannuksia koskevan politiikan laatiminen
Selkeän ja oikeudenmukaisen kulukorvauskäytännön laatiminen on elintärkeää yrityksesi toiminnan kannalta - matkakulujen huono hallinta maksaa yrityksellesi rahaa. Seuraavassa on esitetty, miten suosittelemme suhtautumista erilaisiin keskeisiin kuluihin:
Lisämatkat
Ilmoita, että matkakulut kattavat vain työmatkat - tapahtumiin, kokouksiin tai koulutukseen - ja että muut kuin työmatkat maksetaan työntekijän omasta pussista. Kannusta myös liikematkustajia käyttämään kustannustehokkainta liikennemuotoa ottaen huomioon odotettavissa oleva matka-aika.
Majoitus
Anna liikematkustajille mahdollisuus hallita omia menojaan - rajoita heidän budjettinsa hotellin tähtiluokituksen tai huonekohtaisen hinnan mukaan. Voit antaa matkustajille keskimääräiset huonehinnat kussakin paikassa ja pyytää heitä pysymään annetun vaihteluvälin sisällä. Määritä, että standardihuoneiden on oltava vaadittu huonetyyppi, ja kerro selkeästi mitä mahdollisia hotellikuluja yrityksesi kattaa.
Ateriat
Yrityskulttuuristasi riippuen voit olla niin selkeä kuin haluat ateriakäytäntösi suhteen. Monien yritysten mielestä on helpompaa tarjota päivärahaa, joka kattaa aamiaisen, lounaan ja päivällisen. Kannattaa myös sisällyttää selvennys juomista. Yleensä esimerkiksi alkoholijuomat ovat työntekijän kustannuksella, ellei hän ole asiakkaan kanssa.
Juomarahat
Monien kansainvälisten yritysten matkustuskäytännöt kattavat juomarahat 20 prosenttiin asti, mutta vain silloin, kun ne on jo sisällytetty laskuun palvelumaksuna. Jos liikematkustaja päättää lisätä juomarahaa jostain muusta syystä, sen pitäisi tapahtua omalla kustannuksella tai esimiehen harkinnan mukaan.
Viihde
Viihde voi kattaa ruokailun, juomisen tai muun vieraanvaraisuuden. Tehokkain tapa hallita viihdekuluja on asettaa raja tai vaihteluväli ja ilmoittaa, että tämän summan ylittäviin korvauksiin tarvitaan esimiehen hyväksyntä.
Budjetin ennustaminen
Matkustajien käyttäytymistä ja aiempia kuluja koskevien tietojen hyödyntäminen on avain järkevien ennusteiden laatimiseen vuotuista matkustuksen kulubudjettia varten. Eri työntekijät matkustavat eri tavoin, eri paikkoihin ja eri syklillä. Kun sinulla on tiedot keskimääräisistä lentokustannuksista lentokilometriä kohden, hotelliyön hinnasta, keskimääräisistä ateriakustannuksista ja maakuljetuskustannuksista, voit ennustaa ja ennakoida melko tarkasti tulevan vuoden kulubudjettisi.
Kulurajojen määrittäminen
Useimmiten liikematkustajat haluavat tehdä sen, mikä on heidän yrityksensä kannalta parasta. Monet yritykset ovat huomanneet, että antamalla työntekijöille mahdollisuuden valvoa omia menojaan, voidaan samalla vähentää kulutusta. Löydä hyvä keskitie antamalla työntekijöille valtaa ja määrittämällä samalla kriittiset ylärajat.
Esimerkiksi ateriakulut voidaan asettaa korvaukseksi päivää kohden, jolloin työntekijä voi valita, kuinka paljon hän käyttää aamiaiseen, lounaaseen ja päivälliseen.
Kun on kyse majoituksen varaamisesta, anna työntekijöille mahdollisuus valita standardihuone mistä tahansa tietyn tähtiluokituksen omaavasta hotellista tai määrittele enimmäishinta yöltä.
Maakuljetusten osalta yrityksen matkustussäännössä olisi selkeästi kehotettava työntekijöitä valitsemaan kustannustehokkain tapa matka-aika huomioon ottaen. Useimmat liikematkustajat hyväksyvät sen, että lyhyillä matkoilla lennetään turistiluokassa.
Matkakulukorvausten käsittely
On tärkeää, että liikematkustajilla on selkeästi määritelty prosessi, jolla he voivat hakea matkakulujaan takaisin. Pyydä heitä täyttämään eritelty kuluraportti - ja päätä, tarvitsetko kuitteja kaikista kuluista vai vain tietyn summan ylittävistä kuluista.
Anna työntekijöillesi aikaraja kulujen esittämiselle - tämä auttaa myös yritystäsi ylläpitämään vakaata ja tarkkaa kassavirtaa. Samoin kerro työntekijöille, milloin he voivat odottaa rahojen palautuvan heidän tileilleen. Käytetystä summasta riippuen voi olla hyvä idea selventää, kuka kulloinkin hyväksyy heidän kulunsa.
Ohjeiden ja menettelytapojen laatiminen
Kaikille samanlaista yrityksen matkustuspolitiikkaa ei ole olemassa. Jos käytäntösi ei sovi organisaatiosi luonteeseen, se ei todennäköisesti vastaa myöskään sidosryhmien odotuksia. Matkustuspolitiikkasi on pohjimmiltaan mukautettava yrityskulttuuriin, ja niiden on oltava joustavia työntekijöidesi, toimialasi ja taloutesi tarpeiden mukaan. Matkustuspolitiikka on oltava myös kaikkien tiedossa ja ymmärrettävissä.
Ohjeet ja toimintatavat auttavat liikematkustajia tekemään päätöksiä yrityksen matkustuspolitiikan puitteissa. Niiden tulisi sisältää menettelytavat kaikkia matkan kohtia varten, jotta työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan työmatkan jokaisessa vaiheessa.
Saattaa myös olla tarpeen sisällyttää osio, jossa kerrotaan seurauksista, joita aiheutuu, jos asetettuja ohjeita ja menettelytapoja ei noudateta.
Turvallisuus- ja turvatoimien huomioon ottaminen
Työntekijöiden turvallisuuden ja hyvinvoinnin on oltava jokaisen yrityksen matkustuspolitiikan keskiössä. Työntekijät ovat työmatkoillaan sinun vastuullasi, joten on tärkeää, että käytännöissäsi on menettelyt, joilla voidaan reagoida henkilökohtaisiin riskeihin, rajuihin sään muutoksiin tai poliittisiin levottomuuksiin vieraassa maassa.
Korosta, miten tärkeää on, että työntekijät lukevat yrityksen matkustuspolitiikka-asiakirjan oman turvallisuutensa vuoksi, selventäen mitä heidän on tehtävä hätätilanteessa ja keneen ottaa yhteyttä. Jos työntekijäsi lentävät säännöllisesti korkean riskin maihin, järjestä heille ylimääräistä matkustusturvallisuuskoulutusta. Teemme tiivistä yhteistyötä International SOS:n kanssa tarjotaksemme tehostettua lääketieteellistä ja turvallisuuteen liittyvää apua ja pitämään sinun työntekijäsi turvassa matkoilla.
Katso, miten muuten voimme tukea työntekijöitäsi heidän matkansa kaikissa vaiheissa.
Matkapolitiikan jalkauttaminen työntekijöille
Kun olet laatinut yrityksen matkustussäännöt, sinun on varmistettava, että työntekijät lukevat ja ymmärtävät ne. Riippumatta siitä, haluatko julkaista toimintaperiaatteet painettuna asiakirjana, intranetissä tai sähköpostitse, on olemassa joitakin yleisiä tapoja varmistaa, että ne välitetään mahdollisimman tehokkaasti.
Jutellaan
Jos haluat keskustella kanssamme siitä, kuinka voimme auttaa juuri teitä ja saada meiltä tuotteisiimme ja palveluihimme liittyviä viestejä, täytä alla oleva lomake.
