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8 step per creare eventi virtuali coinvolgenti e interattivi

CWT

L’organizzazione di un evento virtuale differisce per molti aspetti da quella di un evento dal vivo. Una delle sfide più grandi è legata alla maggiore difficoltà di catturare e sostenere l'attenzione delle persone, nonché di costruire connessioni significative in un ambiente virtuale. L’evento va quindi pensato e strutturato per quelle specifiche modalità: da CWT Meetings & Events ecco otto suggerimenti che potrebbero esservi utili nella pianificazione del vostro prossimo evento virtuale.

1. Data e orario

Un evento virtuale facilita la partecipazione di persone provenienti da paesi diversi. È importante però essere consapevoli dei differenti fusi orari, ancor più in quei periodi dell'anno in cui viene modificata l’ora legale/ solare. I giorni infrasettimanali consentono in genere la più alta affluenza alle attività aziendali, mentre gli eventi che si tengono il lunedì e il venerdì solitamente vedono una minore partecipazione a causa della vicinanza con il fine settimana.

2. Durata

È un elemento determinante. Per un evento virtuale, è meglio evitare sessioni lunghe (oltre le 4 ore), poiché i partecipanti tendono ad avere una capacità di attenzione relativamente più breve rispetto ai meeting in presenza, a causa delle distrazioni offerte dai loro dispositivi. Inoltre, sono necessarie più pause per consentire ai partecipanti di allontanarsi dai device e riposare corpo e mente tra una sessione e l'altra.

3. Format

In un evento virtuale, vale la pena di staccarsi dal tipico format di evento dal vivo che inizia con un keynote speech di apertura e invece tuffarsi direttamente in sessioni più interattive che generano una maggiore partecipazione. Keynote e presentazioni top down non aiutano il coinvolgimento virtuale, mentre tavole rotonde, brainstorming e altre sessioni interattive tendono a funzionare molto meglio.

4. Piattaforma virtuale

Il profilo dei partecipanti, così come gli obiettivi dell'evento, aiutano a determinare quale piattaforma virtuale sia più adatta. In ogni caso, una piattaforma facile da navigare con un design pulito è sempre vincente: l’obiettivo è rendere il più semplice possibile il ​​coinvolgimento e l'interazione con i contenuti e tra i diversi partecipanti.

5. Live vs sessioni preregistrate

Le sessioni trasmesse in diretta sono naturalmente più coinvolgenti di quelle preregistrate, poiché i partecipanti vivono l'evento in tempo reale. Per contro, l'organizzatore dell'evento potrebbe dover affrontare problemi di infrastruttura e connettività che vanno attentamente valutate in fase di pianificazione. Ideale è considerare una combinazione di sessioni dal vivo e preregistrate. La presenza di segmenti con contenuti registrati cui è possibile accedere su richiesta offre infatti ai partecipanti anche un maggiore controllo e flessibilità nel modo in cui possono vivere l’evento.

 


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6. Contenuti brevi e visivamente accattivanti e utilizzo di green screen

È bene evitare presentazione prolisse: video, infografiche e altri contenuti visivamente coinvolgenti sono la strada da percorrere. Anche l'uso di tecnologia green screen per fornire contenuti immersivi può essere divertente e interattivo, consentendo di posizionare il relatore in un ambiente virtuale correlato al contenuto che sta condividendo.

7. Gamification

Introdurre un elemento di competizione divertente nell’evento premiando i partecipanti sulla base dell’adesione a quiz, sondaggi, fogli di lavoro per vincere punti manterrà i partecipanti entusiasti e alla ricerca di ulteriori attività a cui prendere parte. L'aggiunta di una classifica può aumentare la competitività tra i partecipanti e favorire un maggiore coinvolgimento.

8. Open networking

In una survey condotta da IAEE, PCMA e The Experience Institute, tre quarti degli intervistati hanno affermato che il networking era uno dei motivi più importanti per partecipare agli eventi. È qui che vengono promosse le relazioni interpersonali e create opportunità. Il networking virtuale può andare ben oltre le videochiamate e i messaggi di testo grazie, ad esempio, alla condivisione istantanea di documenti, alla creazione di appunti, allo scambio di contatti.