Sono sette i suggerimenti che Solutions Group, la divisione di consulenza di CWT, ha identificato per supportare le aziende nella gestione della ripartenza dei viaggi d’affari e ha riassunto in modo sintetico in un’infografica (a fianco).
Sette punti che equivalgono ad altrettante aree di riflessione: il primo è legato alla chiara definizione delle “trasferte accettabili” per l’azienda: meeting interni e/o con clienti, domestici e/o internazionali, nonché il tema delle eventuali quarantene in alcuni paesi. Il secondo riguarda la revisione dei processi di approvazione, così da tenere presenti sia le restrizioni imposte a livello aziendale sia le regolamentazioni emanate dai Governi e definire una chiara gerarchia per la pre-approvazione dei viaggi. Il terzo pone l’accento sull’importanza di comunicare gli standard di salute e d’igiene dei fornitori per il Covid-19, affinando nel contempo la politica per la salute e sicurezza dell’azienda e richiedendo il rispetto delle linee guida dell’Organizzazione Mondiale della Sanità. Il quarto evidenzia la necessità di rivedere i contratti con i supplier e le relative condizioni, considerando l’impatto della ridotta capacità, valutando ricavi e obiettivi condivisi nel nuovo contesto ed anticipando le fluttuazioni dei prezzi.
Fondamentale poi per Solutions Group è anche capire le preoccupazioni dei dipendenti, fornendo guida e supporto: a questo proposito viene suggerito, tra l’altro, di approfondire le percezioni dei viaggiatori attraverso una survey e dare loro risposte concrete con kit per l’igiene, check-list prima del viaggio, memo per la sicurezza ecc., oltre a mantenere costantemente aggiornata la sezione travel della intranet aziendale. Ancora, le aziende non possono dimenticare di disegnare un corretto processo di prenotazione: tramite consulente di viaggio oppure online booking tool, telefono o email, con l'obiettivo di adoperare biglietti non utilizzati e crediti disponibili e di assicurare la scelta dei fornitori approvati dall’organizzazione. Infine, l’ultimo – ma non ultimo – consiglio è quello di raccogliere i feedback post-viaggio tramite survey, interviste o focus group e monitorare i progressi, adattando processi, condizioni, fornitori in base ai riscontri dei viaggiatori e identificando eventuali nuove esigenze di reporting.
Per approfondimenti su CWT Solutions Group, leggi https://www.mycwt.com/it/it/travel-consulting/
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