State pianificando un meeting di poche persone ma non sapete dove organizzarlo? La soluzione è a portata di mano. CWT Meetings & Events ha recentemente lanciato a livello globale – dopo il successo di un pilot europeo – CWT easy meetings, una piattaforma di prenotazione diretta per riunioni di piccole dimensioni che offre accesso a oltre 250.000 sale in hotel (sia indipendenti che a catena), nonché a sedi e spazi per eventi unici in più di 90 paesi. Basta inserire il nome della città, la data scelta e il numero di persone che parteciperanno per ottenere un elenco di location disponibili e bloccare in pochi minuti la sala più adatta alla vostra prossima riunione. Ma non solo. CWT easy meetings permette di prenotare anche l’attrezzatura audio video e i pacchetti F&B in un comodo one-stop-shop, nonché fornisce alle aziende maggiore visibilità e controllo in modo che possano gestire meglio i costi, la compliance e la sicurezza dei dipendenti.
«Prima della pandemia, molti clienti spendevano fino al 70% del budget per meeting ed eventi in riunioni di piccole dimensione - spiega Chris Bowen, Senior VP & Managing Director di CWT Meetings & Events -. A mano a mano che gli incontri di lavoro riprenderanno, ci aspettiamo che questa percentuale aumenti ulteriormente, date le restrizioni sulle dimensioni dei gruppi e i requisiti di distanza di sicurezza. Eppure, sorprendentemente, la maggior parte delle organizzazioni non dispone ancora di processi o soluzioni standardizzati per gestire queste riunioni ristrette, come invece accade per i grandi eventi o per il business travel».
CWT easy meetings è disponibile in due versioni: una piattaforma standard e una avanzata. La prima è gratuita e consente all’organizzatore di cercare, confrontare e prenotare immediatamente tutto quanto serva per una riunione con grande facilità, oltre che di modificare o cancellare la prenotazione. È accessibile a livello globale tramite un sito Web abilitato per desktop, tablet e dispositivi mobili ed è disponibile in otto lingue. I pagamenti possono essere effettuati utilizzando una carta di credito, una carta virtuale o una carta lodge.
La seconda versione, invece, è molto più sofisticata e dedicata alle grandi aziende che desiderano automatizzare i processi di prenotazione delle riunioni, consolidando al contempo la spesa in un hub centralizzato. Può essere personalizzata sia nel look & feel - sulla base del brand aziendale -, sia nei contenuti con il caricamento di tariffe pre-negoziate, l’inserimento di location esclusive cui possono accedere solo i dipendenti dell’azienda e la visualizzazione delle sedi e dei partner preferenziali nella parte superiore dei risultati di ricerca. Dashboard e report personalizzati danno poi piena visibilità delle prenotazioni effettuate dai dipendenti dell'organizzazione, monitorando prenotazioni, cancellazioni, volumi e spesa per fornitore, utente o sede dei meeting.
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