Jopa digitaalisuuden jälkeisessä maailmassa on joitakin fyysisiä esineitä, joita et voi jättää pois - etenkään työmatkalla. Jos unohdat passisi tai henkilökorttisi, et pääse lennolle tai kohdemaahan. Jos unohdat puhelimen tai kannettavan tietokoneen, sinun on vaikea kommunikoida kollegoiden ja asiakkaiden kanssa. Jos unohdat tärkeät liikeasiakirjat, saatat vaarantaa kaiken ammatillisesta maineestasi asiakassuhteeseen.
Tässä näppärässä oppaassa kerromme, miten pakata työmatkalle - näin sinulla on enemmän aikaa keskittyä kokoukseen tai suureen konferenssiin, jossa olet pitämässä esitelmää. Tässä 10 tärkeää asiaa, jotka on hyvä sisällyttää työmatkasi pakkauslistaan.
1. Matkustusasiakirjat
Pakkauslistan tärkein kohta on passi tai henkilökortti, jota ilman et välttämättä pääse lentokoneeseen tai kohdemaahan. Kaikki matkustusasiakirjat, kuten lentovaraukset, hotellivahvistukset ja vuokra-auton tiedot, kannattaa säilyttää yhdessä turvallisessa paikassa. Näin saat ne nopeasti käyttöösi heti, kun tarvitset niitä, ja vältyt paniikin hetkeltä, kun et löydä boarding-passia.
2. Kannettava tietokone ja tabletti
Kannettavan tietokoneen tai tabletin ottaminen mukaan matkalle on hyvä tapa pysyä tuottavana. Olitpa sitten tarkistamassa esitystä tai kirjoittamassa kokouksen jälkeisiä muistiinpanoja, kannettavan tietokoneen tai tabletin käyttäminen työskentelyyn matkalla tekee matka-ajasta todella arvokasta. Älä kuitenkaan unohda pakata mukaan asianmukaisia latureita. Osaan maista matkustettaessa adapterit ovat välttämättömiä, joten yritä hankkia sellainen ennen matkaa - säästät aikaa ja rahaa verrattuna siihen, että ostaisit sellaisen lentokentältä.
3. Puhelin
Puhelimet ovat olennainen osa nykyaikaista liike-elämää. Ilman puhelinta sinun on todella vaikea kommunikoida kollegoiden tai asiakkaan kanssa, ja se voi auttaa sinua myös pysymään paremmin organisoituna. Lataa yritysmatkasovellus, kuten myCWT™ ja voit synkronoida puhelimesi työkalenterin kanssa, jolloin saat kätevästi matkaasi liittyvät muistutukset.
4. Wi-Fi
Tarkista sisältyykö puhelinliittymääsi internetin käyttö kohteessa. Saatat tarvita langatonta yhteyttä, jos haluat tehdä etätyötä, suunnistaa matkakohteessasi tai puhua perheellesi kotona. Hotellihuoneiden Wi-Fi-yhteydet eivät aina ole ilmaisia. Voit myös rekisteröityä CWT Hotel Intel™ -palveluun, jolloin voit selata maailmanlaajuista hotellihakemistoa ja lukea matkailijoiden omia hotelliarvosteluja. Näin näet, mitkä hotellit sijoittuvat parhaimmalle sijalle Wi-Fi-valikoimien suhteen - ja voit tehdä tietoon perustuvan valinnan yöpymispaikasta.
5. Vaatteet ja tarvikkeet
Asianmukainen takki tai kenkäpari voivat olla ratkaisevia, kun valmistaudut kiireiseen aikatauluun - ja jopa spontaaneihin, viime hetken drinkkeihin, jotka sopivat erinomaisesti verkostoitumiseen. Sinun on todennäköisesti pakattava mukaan sekoitus virallista työasua ja rentoja vaatteita sekä alusvaatteita, sukkia ja pyjama. Huomioi matkakohteesi sää - jos sää on märkä ja tuulinen, pakkaa mukaan matkasateenvarjo ja/tai sadetakki. Muista, että hotellissa ei välttämättä ole hygieniatuotteita, kuten shampoota, hoitoaineita ja hammastahnaa - ota siis varmuuden vuoksi mukaan omia tuotteita, huomioiden samalla lentokenttien rajoitukset nesteiden kuljettamisesta.
6. Lompakko tai käsilaukku
Lompakon tai käsilaukun muistaminen matkalle on äärimmäisen tärkeää. Ilman sitä sinun on vaikea maksaa mitään työmatkallasi, mikä aiheuttaa itsellesi tarpeetonta päänvaivaa. Vaikka maksat todennäköisesti suurimman osan maksuista kortilla, on aina hyvä pitää mukana vähän käteistä ja pieniä seteleitä pienempiä asioita varten. Ota mukaan vain matkalla tarvittavat kortit ja vähän paikallista valuuttaa - näin rajoitat vahinkoa, jos lompakkosi tai käsilaukkusi katoaa tai pahimmassta tapauksessa varastetaan. Varmista, että lompakko on lähellä - esimerkiksi takin tai housujen taskussa - jotta saat sen tarvittaessa helposti esiin ja tiedät koko ajan missä se on.
7. Raikas hengitys
Kun tapaat jonkun ensimmäistä kertaa liike-elämässä, on tärkeää tehdä vahva ensivaikutelma. Koskaan ei voi tietää, kenet saatat tavata - ja jos tämä henkilö on asiakas tai mahdollisesti tärkeä yhteyshenkilö, et halua murehtia huonosta hengityksestä. Tämä olennainen asia unohtuu helposti - muista siis pakata mukaasi minttupastilleja tai xylitol-purukumia, jota voit pureskella erityisesti aterioiden jälkeen.
8. Tulostetut oleelliset dokumentit
Kysy itseltäsi: mitä työasiakirjoja tarvitset työmatkaasi varten? Olipa kyse sitten esitysmateriaalista tai kokousaikatauluista, ne ovat tärkeä osa työmatkan tarkistuslistaa. Matkakohteessasi on varmasti paikka, jossa voit tulostaa ne, mutta älä jätä sitä matkalle. Olosi on paljon rauhallisempi, kun tiedät, että sinulla on ne mukanasi, kun saavut määränpäähäsi.
9. Toimistotarvikkeet
Mieti, millaisia toimistotarvikkeita saatat tarvita mukaasi. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta jos työmatkasi sisältää asiakastapaamisen, mukaan kannattaa pakata ainakin kynä ja lehtiö, jotta voit kirjata ylös kaikki tarvittavan tapaamisesta. Mieti, mitä muita toimistotarvikkeita saattaisit tarvita, mutta sinun ei tarvitse ottaa mukaan koko toimistotarvikekauppaa.
10. Käyntikortit
Älä jätä pois käyntikortteja pois liikematkasi tarkistuslistalta, vaikka tarkoituksenasi olisikin tavata vain tuttuja kasvoja. Koskaan ei voi tietää, milloin törmäät henkilöön, joka voisi olla hyvä lisä verkostoihisi - ja silloin haluat olla varma, että hän voi ottaa sinuun yhteyttä. Ota mukaan runsaasti käyntikortteja, jotta ne eivät lopu kesken, ja laita niitä taskuihin, salkkuun, lompakkoon tai käsilaukkuun, jotta olet aina valmiina. Käyntikortit ovat välttämättömiä, jos olet menossa konferenssiin - ja ne sopivat myös erinomaisesti nimilapuiksi.
Kun olet rastittanut kaikki nämä työmatkojen tarkistuslistan kohdat osat, varmista että kaikki tosiaan on mukana.
Pakkaaminen yön yli -matkalle
Jos pakkaat yön yli kestävälle matkalle, pakkaa kaikki tarvittava käsimatkatavaroihin. Näin säästät aikaa saapuessasi ja vältät matkatavaroiden katoamisen riskin. Tavaramäärä kannattaa pitää mahdollisimman suppeana, ja ottaa mukaan vain vaihtovaatteet ja välttämättömät hygieniatuotteet, puhelin, kannettava tietokone sekä muistilehtiö ja kynä. Sinun on myös hyvä ilmoittaa yhteyshenkilöille, missä olet, ja varmistaa, että yrityksesi travel manager tietää työmatkasi matkasuunnitelman, ja pitää lompakossasi tai käsilaukussasi mukana mahdollisimman vähän kortteja ja käteistä rahaa.
3, 4 tai 5 päivää kestävä matka
Työmatkan tarkistuslista on selvästi laajempi muutaman päivän mittaista matkaa varten. Edellä mainittujen yön yli tapahtuvan matkan välttämättömien tarvikkeiden lisäksi tarvitset yhdistelmän fiksuja ja rentoja vaatteita. Jos matkustat eri kohteiden välillä, tarkista iinternetyhteys, jotta pysyt tuottavana ja yhteyksissä.