Erstellung einer wirksamen Reiserichtlinie für Unternehmen
Bei der Organisation von Geschäftsreisen gibt es viel zu bedenken. Deshalb ist es sinnvoll, eine fundierte Reiserichtlinie zu erstellen. Die Festlegung aller relevanten Prozesse wird dazu beitragen, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig die Reisekosten Ihres Unternehmens zu senken. Einige der wichtigsten Schritte zur Erstellung Ihrer idealen Firmenreiserichtlinie sind:
- Festlegung Ihrer Ziele.
Dazu könnte gehören, die Kosten zu reduzieren, die Sicherheit und den Komfort der Mitarbeiter zu gewährleisten und ihnen bei den Entscheidungen für ihre Reisen zu helfen.
- Sicherstellen, dass Ihre Reiserichtlinie den Bedürfnissen der Reisenden entspricht.
Bedenken Sie, welche Destinationen Ihre Geschäftsreisenden am häufigsten besuchen und wie sie am besten dorthin gelangen. Gibt es besondere Anforderungen oder Überlegungen zu den Aktivitäten Ihres Unternehmens?
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Auswahlmöglichkeiten.
Jeder hat gerne die Wahl, also versuchen Sie, Ihren Mitarbeitern eine Auswahl an Hotels oder Fluggesellschaften zu bieten. Sie können die Kosten niedrig halten, indem Sie die Anzahl der Hotel-Sterne oder die Klasse der Flugtickets begrenzen.
- Festlegung klarer Richtlinien für alle Aspekte des Reisens und mehr.
Ihre Reiserichtlinie muss so umfassend sein, dass keine Zweifel aufkommen. Das schließt alles ein, von den Buchungsregeln für Flüge bis hin zu Richtlinien für zusätzliche Ausgaben und die Annahme von Geschenken.
- Sicherstellen, dass jeder die Reiserichtlinien kennt.
Alle relevanten Dokumente müssen für jeden in Ihrem Unternehmen leicht zugänglich sein, sei es über das Intranet oder eine Reiseplattform. Die Richtlinie muss allen klar vermittelt werden, auch den Vorgesetzten, damit sie sie durchsetzen können.
Bewährte Praxis für Geschäftsreiserichtlinien
Beim Verfassen von Reiserichtlinien für Unternehmen gibt es keine pauschale Lösung. Sie sollten sich zunächst Gedanken über Ihre Unternehmenskultur machen - ist sie eher streng oder locker? Achten Sie darauf, dass Ihre Reiserichtlinie den gleichen Ton trifft.
Weisen Sie darauf hin, wie wichtig es ist, dass Ihre Mitarbeiter das Dokument lesen, nicht zuletzt zu ihrer eigenen Sicherheit, und klären Sie, was sie in einer Notfallsituation zu tun haben und an wen sie sich wenden müssen.
Außerdem sollten Sie angeben, wie Geschäftsreisende zum und vom Flughafen gelangen und inwieweit es ihnen gestattet ist, ihre Geschäftsreise mit ihrer Privatreise zu kombinieren.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Hotels zu wählen, und begrenzen Sie die Anzahl der Sterne oder die Kosten pro Zimmer. Machen Sie ihnen klar, dass die Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien die unkomplizierte Erstattung zusätzlicher Kosten ermöglicht. Und schließlich sollten Sie Ihre Reiserichtlinie immer wieder überprüfen. Flexibilität ist der Schlüssel, und Ihre Reiserichtlinie und -vorgaben sollten offen für die sich ändernden Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens sein.
Erinnern Sie Ihre Führungskräfte daran, dass die Richtlinie für alle gilt. Wenn sich alle daran halten, kann Ihr Unternehmen seine strategischen Partnerschaften effektiver unterstützen und sein Ausgabenbudget besser steuern.
Was Sie in Ihre Reiserichtlinie aufnehmen sollten
Es gibt viele Aspekte von Geschäftsreisen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Geschäftsreiserichtlinie berücksichtigen sollten. Auch wenn Ihre Richtlinie die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter widerspiegeln sollte, benötigen Sie Vorgaben für diese grundlegenden Bereiche:
- Reservierung von Flügen, Bahnverbindungen, Hotels und Mietwagen.
- Die Nutzung anderer Verkehrsmittel, wie z. B. Taxis.
- Regeln für Ausgaben vor Ort, einschließlich Mahlzeiten, Unterhaltung und Telefongespräche.
- Sicherheit auf Reisen - sowohl in Bezug auf die persönliche Sicherheit als auch auf Arbeitsmaterialien.
- Die Regeln für Geschenke und Gefälligkeiten, die während einer Geschäftsreise gekauft oder angenommen werden dürfen.
- Das Genehmigungsverfahren, das Mitarbeiter und Manager einhalten müssen.
- Das System für die Erstattung von Reisekosten, die während einer Reise anfallen.
Gestaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie
Die Festlegung einer klaren und fairen Spesenregelung ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung - eine schlechte Verwaltung der Reisekosten kostet Ihr Unternehmen Geld. Wir empfehlen Ihnen, eine Reihe wichtiger Ausgaben in Ihrer Richtlinie aufzunehmen:
Andere Reisen
Legen Sie fest, dass die Reisekosten nur für Geschäftsreisen übernommen werden - sei es zu Veranstaltungen, Meetings oder Schulungen - und dass nicht-geschäftliche oder private Reisen aus der Tasche des Mitarbeiters bezahlt werden. Sie sollten Geschäftsreisende auch dazu ermutigen, das kostengünstigste Verkehrsmittel zu benutzen, wobei die voraussichtliche Reisezeit zu berücksichtigen ist.
Unterkunft
Geben Sie Ihren Geschäftsreisenden die Möglichkeit, ihre Ausgaben selbst zu bestimmen, indem Sie ihr Budget nach Hotelsternen oder Zimmerpreisen begrenzen. Sie können die durchschnittlichen Zimmerpreise für jeden Ort angeben und sie bitten, sich innerhalb dieser Spanne zu bewegen. Legen Sie fest, dass der Zimmertyp "Standard" sein sollte, und geben Sie klar an, ob Ihr Unternehmen die Kosten für Minibar, Wi-Fi usw. übernimmt.
Verpflegung
Je nach Unternehmenskultur können Sie Ihre Essensrichtlinien so explizit formulieren, wie Sie möchten. Viele Unternehmen finden es einfacher, ein tägliches Budget für Frühstück, Mittag- und Abendessen zu gewähren. Aber Ihre Richtlinie sollte auch eine Erklärung zu alkoholischen Getränken enthalten - in der Regel um klarzustellen, dass diese auf Kosten des Mitarbeiters gehen, es sei denn, er ist bei einem Kunden.
Trinkgeld
In vielen Reiserichtlinien von Unternehmen ist ein Trinkgeld von bis zu 20 Prozent vorgesehen, allerdings nur, wenn es bereits als Servicegebühr in der Rechnung enthalten ist. Wenn ein Geschäftsreisender beschließt, ein Trinkgeld für etwas anderes zu geben, sollte dies aus eigener Tasche oder nach Ermessen seines Vorgesetzten geschehen.
Bewirtungskosten
Bewirtung kann Essen, Trinken oder jede andere Form der Unterhaltung umfassen. Am effektivsten lassen sich Bewirtungsausgaben handhaben, indem man einen Höchstbetrag oder eine Spanne festlegt und darauf hinweist, dass die Erstattung von Ausgaben, die diesen Betrag übersteigen, vom Vorgesetzten genehmigt werden muss.
Wie Sie Ihr Budget planen
Die Nutzung von Daten über das Reiseverhalten und frühere Ausgaben ist der Schlüssel zur Erstellung intelligenter Prognosen für Ihr jährliches Reisekostenbudget. Verschiedene Mitarbeiter reisen auf unterschiedliche Weise, an unterschiedliche Orte und mit unterschiedlicher Häufigkeit. Wenn Sie jedoch über Daten zu den durchschnittlichen Flugkosten pro Meile sowie zu den Kosten für Hotelübernachtungen, Mahlzeiten und Beförderung verfügen, können Sie Ihr Ausgabenbudget für das kommende Jahr genau vorhersagen und planen.
Festlegung von Ausgabenlimits
In den meisten Fällen wollen Geschäftsreisende das tun, was für ihr Unternehmen richtig ist - und viele Unternehmen stellen fest, dass die Kontrolle der Mitarbeiter über ihre eigenen Ausgaben dazu führen kann, dass sie weniger Geld ausgeben. Finden Sie einen guten Mittelweg, indem Sie den Mitarbeitern die Kontrolle überlassen und gleichzeitig Obergrenzen festlegen.
So können beispielsweise die Ausgaben für Mahlzeiten als Pauschalbetrag pro Tag festgelegt werden, so dass die Mitarbeiter selbst entscheiden können, wie viel sie für Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgeben möchten.
Geben Sie bei der Buchung von Unterkünften den Mitarbeitern die Wahl zwischen einem Standardzimmer in einem beliebigen Hotel einer bestimmten Sternekategorie oder einem Höchstpreis pro Nacht.
Bei der Beförderung am Boden sollten die Mitarbeiter in den Reiserichtlinien eindeutig darauf hingewiesen werden, dass sie unter Berücksichtigung der Reisezeit die kostengünstigste Methode wählen sollten. Die meisten Geschäftsreisenden werden akzeptieren, dass sie auf Kurzstrecken nur Economy fliegen dürfen.
Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
Es ist wichtig, dass Geschäftsreisende eine klar definierte Methode für die Abrechnung ihrer Ausgaben haben. Bitten Sie sie, einen Nachweis über ihre Ausgaben auszufüllen, in dem sie Datum, Betrag, Kategorie, Ort und Geschäftszweck der Spesen angeben - und entscheiden Sie, ob sie Belege für alle Ausgaben einreichen sollen oder nur für diejenigen, die einen bestimmten Betrag überschreiten.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Zeitrahmen für die Einreichung von Ausgaben vor - dies hilft Ihrem Unternehmen, einen konstanten und genauen Cashflow zu erhalten. Lassen Sie sie auch wissen, wann sie mit der Rücküberweisung des Geldes auf ihr Konto rechnen können. Je nach Höhe der Ausgaben kann es sinnvoll sein, zu klären, wer die Ausgaben in jedem Fall genehmigt.
Gestaltung Ihrer Richtlinien und Prozesse
Es gibt nicht die eine, einheitliche Reiserichtlinie für alle Firmen. Wenn Ihre Richtlinie nicht zum Charakter Ihres Unternehmens passt, wird sie wahrscheinlich nie die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen. Grundsätzlich müssen Ihre Reiserichtlinien und -prozesse an die Kultur Ihres Unternehmens angepasst sein und sich flexibel an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Branche und Ihrer Wirtschaftslage anpassen. Außerdem müssen sie weit verbreitet sein und verstanden werden.
Ihre Richtlinien und Prozesse werden Ihren Reisenden helfen, Entscheidungen im Rahmen Ihrer Geschäftsreiserichtline zu treffen. Sie sollten Regelungen für alle Buchungen enthalten - denn es ist wichtig, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen zu jedem Zeitpunkt ihrer Geschäftsreise erwartet wird.
Es könnte auch erforderlich sein, einen Abschnitt über die Folgen der Nichteinhaltung der festgelegten Richtlinien und Prozesse einzufügen.
Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen
Die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter müssen im Mittelpunkt jeder Reiserichtlinie stehen. Während einer Geschäftsreise sind Sie für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. Daher ist es wichtig, dass Ihre Richtlinie Vorgehensweisen vorsieht, um auf persönliche Risiken, Unwetter oder politische Unruhen in einem fremden Land reagieren zu können.
Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, wie wichtig es ist, Ihre Reiserichtlinie zu ihrer eignen Sicherheit zu lesen, und erklären Sie ihnen, was sie in einer Notsituation zu tun haben und an wen sie sich wenden müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Hochrisikoländer reisen, sollten Sie zusätzliche Schulungen zum Thema Reisesicherheit organisieren. Wir arbeiten eng mit International SOS zusammen, um erweiterte medizinische und sicherheitstechnische Unterstützung zu bieten und die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter auf Reisen zu gewährleisten.
Schauen Sie sich an, wie wir Ihre Mitarbeiter in jeder Phase der Reise unterstützen können.
Mitarbeiter über die Reiserichtlinie informieren
Wenn Sie Ihre Firmenreiserichtlinie erstellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sie lesen und verstehen. Ob Sie die Richtlinie in gedruckter Form, über das Intranet oder per E-Mail bereitstellen, es gibt einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sie so effektiv wie möglich kommuniziert wird.
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