Även i vår postdigitala värld finns det vissa fysiska föremål som du inte kan vara utan - särskilt inte på en affärsresa. Om du glömmer ditt pass kommer du inte att kunna ta ditt flyg. Om du glömmer din telefon eller laptop kommer du att få svårt att kommunicera med dina kollegor och kunder. Om du glömmer viktiga affärsdokument kan du riskera allt från ditt yrkesmässiga rykte till en kundrelation. Dessa är alla lätta misstag att göra, men du kan se hur mycket de skulle kosta ditt företag att rätta till - och orsaka dig stress i processen.
Den här praktiska guiden förklarar hur du packar för en affärsresa - så att du får mer tid att fokusera på att klara mötet eller den stora konferensen du ska presentera på. Här är 10 viktiga saker som ska finnas med på din packlista för en affärsresa.
1. Resehandlingar
Den viktigaste punkten på packlistan för din affärsresa är ditt pass, utan vilket du inte kan sätta din fot på ett flygplan. Det är en bra idé att förvara alla dina resehandlingar - inklusive flygbokningar, hotellbekräftelser och uppgifter om hyrbilar - på ett säkert ställe. På så sätt kan du få tillgång till dem snabbt när du behöver dem och slipper den där panikmomentet när du inte hittar ditt boardingkort.
2. Laptop eller surfplatta
Att ta med sig en laptop eller surfplatta på resan är ett bra sätt att vara produktiv. Oavsett om du granskar en presentation eller skriver anteckningar efter ett möte kan du använda laptop eller surfplatta för att arbeta när du är på resande fot, så att restiden verkligen räknas. Oavsett vilken elektronisk utrustning du tycker är mest användbar - glöm inte att packa med de relevanta laddarna. Adaptrar är ett måste om du reser utomlands, så försök att köpa en före resan - det sparar tid och pengar jämfört med att köpa en på flygplatsen.
3. Telefon
Telefoner är en viktig del av det moderna affärslivet. Utan en telefon har du svårt att kommunicera med dina kollegor eller din kund, och de kan också hjälpa dig att hålla dig organiserad. Ladda ner en app för företagsresor som myCWT™ så kan du synkronisera din telefon med din arbetskalender för att få de påminnelser du behöver för att hålla dig till ditt arbetsschema och din resplan.
4. Wi-Fi
Tänk på trådlösa alternativ om du behöver arbeta på distans, navigera runt på din destination eller tala med din familj hemma. Wi-Fi i hotellrummen är inte alltid gratis. På vissa hotell kan internet på rummet vara förenat med en rejäl daglig avgift, som motsvarar vad du kan betala i en månad med ett trådlöst kort. Alla större telefonoperatörer säljer internetkort - och du kan också använda dem på olika enheter, medan hotellets Wi-Fi ofta bara täcker en enhet. Alternativt kan du anmäla dig till CWT Hotel Intel™ så kan du bläddra i en katalog över globala hotell och läsa resenärers egna recensioner. På så sätt kan du se vilka hotell som rankas högst när det gäller Wi-Fi-alternativ - så att du kan göra ett välgrundat val om var du ska bo.
5. Kläder och tillbehör
Ta med rätt kläder. Att ha med sig den lämpligaste jackan, skorna eller accessoarerna kan göra hela skillnaden när du förbereder dig för en fullspäckad resplan - och även för spontana drinkar i sista minuten som är bra för att skapa nätverk. Du kommer troligen att behöva packa en blandning av formell affärsklädsel och fritidskläder, tillsammans med underkläder, strumpor och pyjamas. Tänk på vädret på resmålet - om det är blött och blåsigt kommer du att önska att du hade packat ett paraply och en regnrock. Kom ihåg att toalettartiklar som schampo, balsam och tandkräm kanske inte finns på hotellet - ta med egna för säkerhets skull.
6. Plånbok eller handväska
Att komma ihåg din plånbok eller handväska är ett absolut måste. Utan den kommer du att ha svårt att betala för något på din affärsresa och orsaka dig själv onödig huvudvärk. Även om du sannolikt kommer att göra de flesta av dina betalningar med kort är det alltid bra att ha med sig småpengar och små sedlar för mindre saker. Som en allmän tumregel gäller att bara ta med det du behöver, som de kort du behöver använda, och ta med dig bara en liten handfull lokal valuta - det begränsar skadan om din plånbok eller handväska tappas bort eller stjäls. Se till att du har din plånbok eller handväska nära till hands - kanske i en jack- eller byxficka - så att du lätt kan ta fram den när du behöver den.
7. Mint för fräsch andedräkt
När du träffar någon för första gången i affärsvärlden är det viktigt att göra ett starkt första intryck. Du vet aldrig vem du kan träffa - och om denna person är en kund eller en potentiellt viktig kontakt vill du inte oroa dig för dålig andedräkt. Det är lätt att glömma bort denna viktiga sak - så glöm inte att packa med några minttabletter att tugga med jämna mellanrum och särskilt efter måltider.
8. Tryckta handouts
Fråga dig själv: Vilka arbetshandlingar behöver du för din affärsresa? Oavsett om det är presentationsunderlag eller mötesagendor är de en viktig del av checklistan för affärsresor. Visst finns det förmodligen någonstans att skriva ut dem på din destination, men lämna inte detta åt slumpen. Det tar inte en minut att skriva ut och packa de handouts du behöver, och du kommer att känna dig mycket bättre när du vet att du har dem med dig när du anländer till din destination.
9. Kontorsmaterial
Fundera på vilken typ av brevpapper du behöver ta med dig. Det låter enkelt, men om din affärsresa innebär ett kundmöte behöver du en penna och ett anteckningsblock för att anteckna eventuella åtgärdspunkter och se till att du ser organiserad ut. Tänk på vilka andra kontorsmaterial du behöver ta med på din packlista för affärsresan - klisterlappar för att sätta upp snabba visuella påminnelser, gem för att hålla ihop dina dokument och mappar för att skydda dem från skador. Du behöver inte ta med dig en hel kontorsmaterialaffär - men några användbara saker kan verkligen vara till hjälp.
10. Visitkort
Även om du bara har för avsikt att träffa bekanta ansikten kan du inte låta bli att ta med visitkort på din affärsresa. Du vet aldrig när du stöter på någon som skulle kunna vara ett bra komplement till ditt nätverk - och i sådana fall vill du vara säker på att de kan komma i kontakt med dig. Ta med dig ett generöst antal visitkort så att du inte får slut på dem, och stoppa dem i fickorna, portföljen, plånboken eller handväskan så att du alltid är förberedd när du får en kontakt. Visitkort är oumbärliga om du ska gå på en konferens - och de är också utmärkta namnbrickor.
När du har kryssat i alla dessa delar av checklistan för affärsresor får du inte glömma att kontrollera och dubbelkolla.
Packning för en resa med övernattning
Om du packar för en övernattningsresa ska du bara packa för handbagage. På så sätt sparar du tid när du kommer fram och slipper risken att ditt bagage försvinner. Du bör därför sträva efter att hålla din packlista för affärsresor till ett minimum och ta med dig ett ombyte och viktiga toalettartiklar, din telefon, din bärbara dator samt ett anteckningsblock och en penna. Du bör också informera viktiga personer om var du befinner dig, se till att din reseledare känner till din resplan för affärsresan och ha med dig ett minimum av kort och pengar i din plånbok eller handväska.
Resa 3, 4 eller 5 dagar
Din checklista för affärsresor kommer helt klart att vara mer omfattande för en resa som är några dagar lång. Förutom de viktigaste sakerna för resor med övernattning ovan behöver du en kombination av smarta och avslappnade kläder. Om du reser mellan olika destinationer bör du fundera på varifrån du får tillgång till internet - ett wi-fi-kort eller en hotspot är nyckeln till att du ska kunna vara produktiv och hålla kontakten med rätt personer.
