Internationaal Privacystatement van CWT

 

Laatst bijgewerkt in mei 2018

 

Uw privacy is belangrijk

CWT (CWT Global B.V. en haar gelieerde bedrijven, samen aangeduid als CWT) is een reisorganisatie met vestigingen in een groot aantal landen wereldwijd. Ons aanbod omvat dienstverlening aan zakelijke klanten op het gebied van zakenreizen en verblijf, vergaderingen en evenementen.

CWT verbindt zich tot transparantie en waarborging van uw privacy online en onderkent bovendien de noodzaak van passende bescherming en goed beheer van de persoonsgegevens die u met ons deelt.

In dit internationale Privacystatement wordt uitgelegd hoe wij die persoonsgegevens gebruiken en met wie we ze delen in het kader van onze dienstverlening, evenals wanneer u onze websites bezoekt en onze onlinetools gebruikt.

Waarom verzamelt CWT persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die ons in staat stellen u te identificeren als wij u diensten verstrekken. Het gebruik, de verwerking en de doorgifte van uw persoonsgegevens zijn geregeld in relevante wet- en regelgeving betreffende gegevensbescherming en privacy.

CWT verzamelt persoonsgegevens (i) van zakelijke klanten, hun reizigers en deelnemers aan vergaderingen en evenementen ten behoeve van de uitvoering van onze zakelijke overeenkomsten met onze klanten, en (ii) van de bezoekers en gebruikers van CWT-websites. Wij verzamelen uw gegevens teneinde diensten te kunnen verlenen in verband met zakenreizen, verblijf, vergaderingen en evenementen, zoals:

  • het boeken van reizen, vervoer en verblijf;
  • het boeken van vergaderingen en evenementen, inclusief het verzorgen van badges en schrijfgerei;
  • catering- en audiovisuele diensten;
  • hulp bij visumaanvragen;
  • accountadministratie en -facturatie;
  • het zorgen voor naleving van het reisbeleid van de klant en het faciliteren van geconsolideerde onkostenrapporten;
  • het communiceren van essentiële reisinformatie, zoals reisschema’s en alerts, evenals updates over CWT-producten en -diensten, waaronder klanttevredenheidsonderzoeken;
  • detectie en preventie van fraude, waaronder – naargelang van toepassing – veiligheidsonderzoeken en controles aan de hand van sanctielijsten, e.e.a. ingevolge lokale toepasselijke wet- en regelgeving;
  • interne marktonderzoeken.

De persoonsgegevens die we verzamelen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomsten met onze zakelijke klanten. Zonder die gegevens kunnen wij niet voldoen aan hun behoeften en eisen wat betreft reizen, verblijf, vergaderingen en/of evenementen.

Daarnaast verzamelen we zakelijke contactgegevens voor direct marketingdoeleinden (beschreven in de ‘Notitie Direct marketingberichten’).

Welke persoonsgegevens verzamelt CWT?

De persoonsgegevens die we voor bovenstaande doeleinden verzamelen omvatten onder meer: naam, achternaam, telefoonnummer, e-mail- en postadres, bedrijfsnaam, geslacht, geboortedatum, betalingsmethode en creditcardnummers, eventuele reisvoorkeuren (stoel, maaltijd, roken/niet-roken, speciale diensten e.d.), paspoort- en visumgegevens, Passenger Name Record (PNR) en informatie over naaste familieleden.

Daarnaast verzamelt CWT contactgegevens van bezoekers aan haar websites via online contactformulieren, waarop onder meer naam, achternaam, telefoonnummer, e-mail- en postadres en bedrijfsnaam worden ingevuld.

Hoe verzamelt of ontvangt CWT uw persoonsgegevens?

Steeds wanneer we onze zakelijke klanten voorzien van reis- en verblijfdiensten, wordt in ‘CWT Portrait’ (een interne tool van CWT) een elektronisch ‘Reizigersprofiel’ gecreëerd. De daarin opgenomen persoonsgegevens worden ingevoerd door de zakelijke klanten en/of door de reiziger of bevoegde reismanager. Profielinformatie kan ook worden verkregen van leveranciers van online-boeking tools (OBT) als de klant om dergelijke dienstverlening heeft verzocht.

Bij het organiseren van vergaderingen en evenementen voor onze zakelijke klanten verwerkt CWT deelnemerslijsten en deelnemersgegevens die zij rechtstreeks ontvangt van klanten, of indirect via door de klant geselecteerde online management providers.

Hoe gebruikt CWT uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om de in onze zakelijke overeenkomsten vastgelegde diensten te kunnen leveren.

Zo zal CWT bij het boeken bijvoorbeeld een PNR aanmaken, waarin de ontvangen persoonsgegevens worden opgenomen, evenals de boekingsinformatie die is vereist om aan de reisaanvraag te voldoen en – in sommige gevallen – aanvullende informatie die nodig is voor naleving van lokale reisvoorschriften, zoals het Amerikaanse Secure Flight Program en het Advanced Passenger Information System, dat gangbaar is in verschillende landen, waaronder het Verenigd Koninkrijk en China.

Hoelang bewaart CWT uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het uitvoeren van onze overeenkomsten en leveren van onze diensten, het beantwoorden van vragen van onze zakelijke klanten betreffende eerdere reizen en andere zakelijke activiteiten, het voldoen aan onze verplichtingen uit wet- en regelgeving, bijvoorbeeld met betrekking tot financiële verslaggeving, en het oplossen van geschillen of afhandelen van claims of rechtszaken.

Met wie deelt CWT uw persoonsgegevens?

Om reis- en verblijfboekingen te kunnen verrichten, en in navolging van gebruikelijke praktijken in de reissector, moet CWT persoonsgegevens die zij heeft verzameld en verwerkt (zoals het PNR), delen met externe dienstverleners, waaronder:

  • dienstverleners in de reissector, waaronder luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven;
  • OBT-leveranciers;
  • veiligheids- en bewakingsdiensten;
  • zgn. Global Distribution Systems (GDS): geautomatiseerde netwerksystemen die reis- en verblijftransacties mogelijk maken tussen dienstverleners in de reissector en reisorganisaties zoals CWT door middel van toegang tot het real-time, geaggregeerde aanbod in de reisbranche (zoals aantallen beschikbare hotelkamers, vliegtuigstoelen, huurauto’s e.d.);
  • computerreserveringssystemen, welke worden gebruikt door de dienstverleners (luchtvaartmaatschappijen, hotels e.d.) en die het beschikbare aanbod bevatten (aantallen hotelkamers, vliegtuigstoelen en huurauto’s e.d.);
  • creditcardmaatschappijen; en
  • van tijd tot tijd, overeenkomstig de wettelijke voorschriften, overheidsinstellingen zoals het Department of Homeland Security in de VS.

Als persoonsgegevens niet tussen dergelijke partijen in de reissector zouden kunnen worden gedeeld, zou reizen niet mogelijk zijn.

Om vergaderingen en evenementen van onze klanten te organiseren en beheren, en in navolging van gebruikelijke praktijken in de reissector, moet CWT persoonsgegevens delen met verschillende externe leveranciers, waaronder:

  • vervoersbedrijven (autoverhuur-, bus- en touringcarbedrijven);
  • bedrijven die badges en schrijfgerei leveren;
  • cateringbedrijven (voor specifieke dieetwensen);
  • audiovisuele dienstverleners (voor presentaties en conferenties).

Verder zet CWT bevoegde externe verwerkers (d.w.z. subcontractors) in voor het beheer van bepaalde administratieve en informatietechnologietools en -platformen. Dergelijke subcontractors kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, echter uitsluitend voor, namens en onder leiding van CWT, en daarbij zijn zij gehouden tot naleving van het beleid, de procedures en de processen van CWT, evenals van de toepasselijke privacywetgeving.

Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens vrij te geven als dat ingevolge de wet is vereist of als wij op basis van goede trouw menen dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wetgeving.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan landen buiten de EU/EER?

In verband met de internationale aard van de diensten die CWT levert, worden persoonsgegevens door en tussen CWT, haar gelieerde bedrijven, joint ventures en internationale partnernetwerk doorgegeven ter ondersteuning van reis gerelateerde diensten zoals de uitgifte van vliegtickets en verzoeken van technische helpdesks, evenals het beheer van vergaderingen en evenementen.

In gevallen waarin persoonsgegevens worden doorgegeven aan of centraal opgeslagen in landen die een lager niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden dan wordt verzekerd in uw woongebied, heeft CWT – waar relevant – maatregelen genomen om een voldoende niveau van bescherming van de doorgegeven persoonsgegevens te waarborgen, namelijk door binnen de CWT-groep overeenkomsten betreffende de doorgifte van gegevens aan te gaan die zijn gebaseerd op de Europese standaardcontractbepalingen, beter bekend als modelcontractbepalingen.

Hoe verzekert CWT de veiligheid van uw persoonsgegevens?

Wij implementeren en onderhouden continu de nodige administratieve, organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om de geheimhouding van de gegevens en de integriteit, de beschikbaarheid en het herstelvermogen van onze gegevensverwerkingssystemen te kunnen waarborgen. Deze maatregelen worden voortdurend bewaakt om onbedoelde of onrechtmatige vernietiging of wijziging, evenals onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot uw persoonsgegevens of andere onrechtmatige vormen van verwerking te voorkomen.

Naleving van dit Beleid en de wetgeving betreffende gegevensbescherming

Alle entiteiten binnen de CWT-groep zijn gehouden tot naleving van dit internationale Privacybeleid en -statement en verbinden zich tot naleving van alle geldende privacy beginselen en -regels.

Notitie betreffende direct marketingberichten

Tijdens uw bezoek aan of gebruik van de websites en onlinetools van CWT heeft u de keus om bepaalde gegevens al dan niet te verstrekken. Als u ervoor kiest om de gevraagde contactgegevens niet te verstrekken, kunt u de meeste webpagina’s nog steeds bezoeken, maar heeft u mogelijk geen toegang tot diensten waarvoor interactie met ons is vereist.

Als u een bericht over onze producten en diensten heeft ontvangen, is dat hetzij omdat u of uw bedrijf daarom heeft verzocht, dan wel omdat wij denken dat het bericht voor uw bedrijf van belang kan zijn. In sommige gevallen hebben we uw contactgegevens verkregen uit openbare bronnen of via een externe partij met wie u of uw bedrijf afspraken heeft gemaakt over de doorgifte van gegevens. Het toezenden van informatie over onze producten en diensten doen wij op grond van een gerechtvaardigd belang. Als u echter geen marketingberichten meer van ons wilt ontvangen, klikt u onderaan het bericht op de link ‘afmelden’. Uw contactgegevens worden dan niet langer voor dergelijke berichten gebruikt.

Als wij externe subcontractors inschakelen voor het beheer van onze marketingcampagnes, vindt dat beheer uitsluitend plaats onder onze leiding en in dat geval zorgen wij dat die partijen zich verbinden tot naleving van ons beleid en de toepasselijke wetgeving en dat zij uw gegevens uitsluitend gebruiken voor het overeengekomen doel.

Als internationale reisorganisatie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan gegevensverwerkers buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Als een dergelijk land volgens leden van de Europese Commissie geen passende bescherming van persoonsgegevens biedt, zorgen wij dat de betreffende doorgifte wordt gevalideerd door middel van de erkende Europese standaardbepalingen, beter bekend als Europese modelcontractbepalingen, zodat uw rechten altijd zijn gewaarborgd.

CWT bewaart uw gegevens zo lang als u onze marketingberichten wilt blijven/blijft ontvangen en/of zo lang als nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, een rechterlijk bevel of regelgeving, of om gevolg te kunnen geven aan uw verzoek tot ‘afmelding’ voor marketingberichten.

Uw rechten

U heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens verschillende rechten, waaronder: recht op inzage van de gegevens die CWT van u verzamelt; recht op rectificatie; recht op verwijdering ; recht van bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens op gerechtvaardigde gronden.

Vul voor uitoefening van uw rechten (bijvoorbeeld als u een verzoek om inzage of rectificatie wilt doen) ons SAR-formulier ('Subject Access Request') in om uw verzoek in te dienen.

Uiteraard staan we tot uw beschikking voor al uw vragen, verzoeken of kwesties, met inbegrip van klachten; u kunt daartoe onderstaand e-mailadres gebruiken. Wij nemen uw bericht in behandeling met de zorg die u van ons mag verwachten. Als u onverhoopt toch niet tevreden bent over de manier waarop wij e.e.a. hebben be- of afgehandeld, heeft u – afhankelijk van uw land van vestiging – in veel gevallen het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende instantie voor gegevensbescherming.

Contactgegevens

Voor vragen of kwesties met betrekking tot dit internationale Privacybeleid en -statement kunt u contact opnemen via globalprivacy@mycwt.com.

 

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wijzigingen worden op deze website geplaatst, dus het is raadzaam om deze regelmatig te checken.